Dokumentationsqualität während des Projekts prüfen statt nur am Ende
Bei größeren Bauprojekten entstehen technische Unterlagen über mehrere Jahre. Wird ihre Qualität erst unmittelbar vor Übergabe kontrolliert, ist die Korrektur häufig schwierig: Planer sind bereits in anderen Projekten, Nachunternehmer nicht mehr vor Ort und technische Einbauten teilweise nicht mehr sichtbar.
Die bestehende planungsbegleitende FM-Seite empfiehlt daher ausdrücklich baubegleitende Dokumentationsprüfungen. VDI 6026 verfolgt ebenfalls den Gedanken, abgeschlossene Dokumentation aus vorgelagerten Phasen für die jeweils folgende Projektphase nutzbar bereitzustellen.
Daraus sollte ein systematisches Quality-Gate-Modell entwickelt werden.
Dokumentations-QA-Gates und Reifegradprüfung für die TGA: Qualität, Vollständigkeit und Betriebsbereitschaft
Gate 1: Dokumentationskonzept freigeben
Bevor größere Dokumentmengen entstehen, werden zunächst die Regeln geprüft.
Dazu gehören insbesondere Struktur, Dateinamen, Anlagenkennzeichnung, Formate, Dokumentenarten, Verantwortlichkeiten und Liefertermine.
Erst wenn diese Grundlage akzeptiert ist, sollten alle Projektbeteiligten nach demselben Standard produzieren.
Andernfalls werden Fehler später tausendfach vervielfältigt.
Gate 2: Musterlieferung prüfen
Vor der breiten Dokumentenerstellung kann jedes Hauptgewerk einen beispielhaften Dokumentationssatz liefern.
Beispielsweise eine RLT-Anlage vollständig mit Plan, Schema, Datenblatt, Kennzeichnung und Dateibenennung.
Das FM prüft daran:
Ist der Standard praktisch verständlich? Lassen sich Daten importieren? Sind Dokumente auffindbar?
Fehler können damit korrigiert werden, bevor hunderte Anlagen dokumentiert sind.
Gate 3: Zwischenstand während der Ausführung
Während der Bauphase wird bewertet, ob reale Änderungen laufend dokumentiert werden und der Lieferfortschritt zum Baufortschritt passt.
Ein kritischer Hinweis wäre beispielsweise:
Installation 80 Prozent fertig, Revisionsfortschritt 10 Prozent.
Dann ist bereits absehbar, dass die Schlussdokumentation später unter erheblichem Zeitdruck entstehen wird.
Gate 4: Pre-Commissioning-Reife
Vor Inbetriebnahme sollte überprüft werden, ob diejenigen Unterlagen vorhanden sind, die für Funktionsprüfung und Betreiberintegration benötigt werden.
Dazu können gehören:
Funktionsbeschreibungen, Datenpunktlisten, Schemata, Prüfgrundlagen und Anlagenkennzeichnung.
Eine Inbetriebnahme ohne konsistente Informationsbasis erschwert später die Zuordnung von Fehlern und Sollzuständen.
Gate 5: Pre-Handover-Dokumentation
Vor der formalen Übergabe wird nicht nur gezählt, wie viele Dateien vorhanden sind.
Zu prüfen sind mindestens Vollständigkeit, Plausibilität, Revisionsstand, Anlagenbezug, Originalformate und tatsächliche Nutzbarkeit.
Die bestehende Ausführungsplanung fordert genau eine solche Prüfung auf Vollständigkeit, Betriebsrelevanz und digitale Verwendbarkeit.
Reifegrad transparent darstellen
Je Gewerk oder Anlagenpaket kann ein einfacher Reifegrad verwendet werden:
0 – Anforderungen nicht geklärt,
1 – Struktur eingerichtet,
2 – Unterlagen teilweise vorhanden,
3 – vollständig eingereicht,
4 – geprüft,
5 – betriebsseitig freigegeben.
Damit wird Dokumentationsreife als eigener Projektfortschritt sichtbar.
Mängel früh dort beheben, wo sie entstehen
Das Quality-Gate-Modell verfolgt nicht das Ziel, zusätzliche bürokratische Abnahmen zu erzeugen.
Es verschiebt Qualitätsprüfung lediglich nach vorne.
Der zentrale Grundsatz lautet:
Dokumentationsfehler sollen in derselben Projektphase erkannt werden, in der sie noch wirtschaftlich und fachlich einfach korrigiert werden können.
Damit wird Dokumentationsqualität zu einem kontinuierlichen Projektsteuerungsgegenstand statt zu einem hektischen Schlussproblem.
