Timeline zur TGA-Dokumentation bei Standortverlagerungen
Funktion einer Timeline zur TGA-Dokumentation bei Standortverlagerungen
Eine Timeline zur Technischen Gebäudeausrüstung (TGA)-Dokumentation im Kontext einer Standortverlagerung dient der strukturierten Erfassung, Prüfung, Übergabe und Integration aller technischen Bestands- und Revisionsunterlagen. Sie stellt sicher, dass die Dokumentation vollständig, prüfbar und digital verfügbar ist, um Betreiberpflichten, Instandhaltungsplanung und rechtssicheren Gebäudebetrieb am neuen Standort lückenlos zu ermöglichen.
TGA-Dokumentation bei Standortverlagerungen
Zeitplan für Planung, Umsetzung und Betrieb (2025–2027)
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April – Juni 2025: Strategische Ziele und Grundlagen
Verantwortlich: Facility Management, TGA-Planung, IT, Dokumentationsmanagement, Projektleitung
-Definition strategischer Ziele: rechtssichere, strukturierte und digital verfügbare Dokumentation
-Abgleich mit Anforderungen aus HOAI, VOB, DIN 2767, VDI 3810, CAFM-Standards
-Festlegung von Zuständigkeiten für Erstellung, Prüfung, Freigabe und Pflege der TGA-Dokumentation
-Vereinheitlichung der Dokumentationsstruktur für alle TGA-Gewerke (Heizung, Lüftung, Sanitär, Elektro etc.)
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Juni – Juli 2025: Bestandsaufnahme & Lückenanalyse (Neubau & Bestand)
Verantwortlich: Facility Management, externe Fachplaner, Objektleitungen
-Erhebung bestehender Dokumentationen: Pläne, Revisionsunterlagen, Wartungsanleitungen, Prüfprotokolle
-Analyse von Lücken, Inkonsistenzen, Formatabweichungen und Verfügbarkeiten
-Klassifizierung nach Gewerken, Gebäudeabschnitten und Lebenszyklusphasen
-Erstellung eines Maßnahmenplans zur Vervollständigung und Standardisierung
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Juli – August 2025: Leistungsbeschreibung, Ausschreibung und Vergabeverfahren
Verantwortlich: Einkauf, Facility Management, Dokumentationskoordination, Rechtsabteilung
-Erstellung von Anforderungen für TGA-Dokumentationsdienstleister und Softwarelösungen
-Definition von KPIs: Vollständigkeit, Formatstandard, digitale Verfügbarkeit, Aktualisierungszyklen
-Erstellung von Leistungsverzeichnissen für Neuaufbereitung, Digitalisierung, Prüfleistung
-Auswahl qualifizierter Anbieter mit Erfahrung in TGA, CAFM und Normendokumentation
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September – Oktober 2025: Information der bestehenden Vertragspartner in Bezug auf die anstehenden Anpassungsnotwendigkeiten der bestehenden Zusammenarbeit aufgrund des Neubaus und Anfrage
Verantwortlich: Facility Management, Einkauf
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Oktober 2025 – Januar 2026: Anpassung bestehender Verträge mit Change Request Verfahren
Verantwortlich: Facility Management, Einkauf, Rechtsabteilung
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Dezember 2025 – März 2026: Digitale Strukturierung & Standardaufbau (Pilotvorbereitung)
Verantwortlich: Facility Management, IT, externe Dokumentationsspezialisten
-Erstellung eines digitalen Dokumentationsschemas (z. B. nach GAEB, CAFM-Connect, VDI 3814)
-Anlage von Musterstrukturen für Pläne, Protokolle, Wartungsnachweise, Herstellerunterlagen
-Test von Versionsmanagement, Zugriffsrechten und Prüf-/Freigabemechanismen
-Sicherstellung von DSGVO- und betriebsinternen Compliance-Vorgaben
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März – Juni 2026: Pilotphase & Schulungen
Verantwortlich: Facility Management, Objektleitung, Dokumentationskoordination
-Testbetrieb der neuen Dokumentationsstruktur in ausgewählten Gebäudeteilen
-Schulung von Objektverantwortlichen, Techniker:innen, Dienstleistern in Ablage und Nutzung
-Einspielung realer Dokumentationen, Durchführung von Prüf- und Freigabezyklen
-Auswertung und Optimierung der Ordnerstruktur, Suchlogik, Schnittstellen
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Juni – Juli 2026: Rollout und Systemfreigabe
Verantwortlich: Facility Management, IT, Qualitätsmanagement
-Vollständiger Rollout der standardisierten TGA-Dokumentation für Neubau und Bestand
-Freigabe der Zugriffsstruktur, Archivierungsvorgaben und Versionslogiken
-Kommunikation an interne Teams und externe Partner (z. B. für Wartung und Prüfungen)
-Verankerung im Betriebsführungskonzept und CAFM-System
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August – September 2026: Optimierung und Abschlussevaluation
Verantwortlich: Facility Management, interne Audits, technische Leitung
-Evaluierung der Nutzbarkeit, Aktualität und Akzeptanz der Dokumentation
-Optimierung von Schnittstellen zu CAFM, Prüfplänen und Dienstleisterzugriffen
-Dokumentation von Lessons Learned und Pflegevorgaben für den laufenden Betrieb
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September 2026 – Dezember 2027: Schrittweise Reduzierung der Leistungen
Verantwortlich: Facility Management, Einkauf**
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Dezember 2026 – Januar 2027: Go-Live im Neubau
Verantwortlich: Facility Management, Objektleitung, Projektkoordination
-Offizielle Übergabe der vollständigen TGA-Dokumentation des Neubaus an den Betrieb
-Kommunikation an Nutzende, Prüfverantwortliche und externe Dienstleister
-Start des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP)
-Integration in Lebenszyklusdokumentation, Wartungsmanagement und Betreiberverantwortung
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Laufender Betrieb der TGA-Dokumentation (beide Gebäude)
Eine umfassende technische Dokumentation bildet die Grundlage für den sicheren und effizienten Betrieb gebäudetechnischer Anlagen, indem sie alle relevanten Informationen zentral bereitstellt.
-Prüfung: Regelmäßige Überprüfungen der Dokumentationen gewährleisten die Richtigkeit, Vollständigkeit und Übereinstimmung mit den tatsächlichen Anlagenzuständen.
-Inspektionen: Im Rahmen technischer Inspektionen werden Dokumentationsstände mit den vorgefundenen Anlagen verglichen, um Abweichungen zu identifizieren.
-Instandsetzung: Fehlerhafte oder veraltete Dokumentationen werden zeitnah korrigiert, um die Informationssicherheit und rechtliche Konformität zu wahren.
-Optimierung: Die Optimierung der Dokumentationsprozesse erfolgt durch digitale Tools, klare Strukturen und automatisierte Aktualisierungen.
-Ersatzteilmanagement: Die technische Dokumentation enthält Ersatzteillisten, Herstellerangaben und Einbaupläne, die für eine schnelle Ersatzteilverfügbarkeit unerlässlich sind.
