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TGA-Dokumentation im planungs- und baubegleitenden FM

Facility Management: TGA » Planer » Planungsbegleitendes FM

Strukturierte Unterlagen für nachvollziehbare Übergaben schaffen

Strukturierte Unterlagen für nachvollziehbare Übergaben schaffen

Die Technische Gebäudeausrüstung (TGA) ist das Rückgrat des Gebäudebetriebs – von Heizung, Lüftung und Sanitär über Elektro- und Kommunikationstechnik bis hin zu sicherheitstechnischen Anlagen. Damit diese Systeme nachhaltig, wartungsfähig und rechtssicher betrieben werden können, ist eine vollständige, strukturierte und nutzbare TGA-Dokumentation entscheidend. Das planungs- und baubegleitende Facility Management (FM) ist dafür verantwortlich, dass die Dokumentation frühzeitig definiert, systematisch erfasst, geprüft und übergabefähig aufbereitet wird. Sie ist die Basis für Sicherheit, Wirtschaftlichkeit und Digitalisierung. Wer sie früh strukturiert, baubegleitend prüft und systematisch übernimmt, schafft die Grundlage für einen verlässlichen Gebäudebetrieb und rechtskonforme Betreiberverantwortung. Die Qualität der TGA-Dokumentation entscheidet über die Betriebsfähigkeit, Wartbarkeit, Prüfpflichten und Digitalisierungsmöglichkeiten im späteren Betrieb. Das FM spielt eine Schlüsselrolle bei der Strukturierung, Einforderung, Abnahme und Integration der Dokumentation.

Betreiberverantwortung durch dokumentierte Prozesse unterstützen

Warum TGA-Dokumentation frühzeitig strukturiert werden muss

  • Voraussetzung für rechtssicheren Betrieb und Betreiberhaftung (§§ 823, 831 BGB, BetrSichV, PrüfVO)

  • Grundlage für Wartung, Instandhaltung, Störfallmanagement und Prüfplanung

  • Notwendig für Digitalisierung, CAFM-Integration und Smart-Building-Anwendungen

  • Vermeidung von Nutzungsrisiken, Medienbrüchen, Nachdokumentationskosten und Systemausfällen

Typische Inhalte der TGA-Dokumentation

Bereich

Dokumentation

Heizung / Lüftung / Kälte / Sanitär

Revisionspläne, Hydraulikschema, Wartungspläne, Messprotokolle

Elektro / Beleuchtung

Stromlaufpläne, Verteilerbezeichnungen, Zählerstruktur, Prüfberichte

BMA / EMA / SAA / Zutritt

Lagepläne, Alarmmatrix, Bedienungsanleitungen, Übergabeprotokolle

GLT / MSR / Gebäudeautomation

Datenpunktlisten, Busstruktur, Programmierhandbücher, Alarmpläne

Dokumentationsstruktur

Dateiformate, Inhaltsverzeichnisse, Übergabematrix, Versionierungskonzept

Aufgaben des FM im planungs- und baubegleitenden Kontext - Anforderungen definieren

  • Formatvorgaben: DWG, PDF/A, Excel, IFC

  • Strukturen: Ordnungsrahmen, Dateibenennung, Systematik nach Gewerken

  • Inhalte: Was ist wann zu liefern? (z. B. Datenpunktlisten, Herstellerunterlagen, Prüfprotokolle)

Dokumentation baubegleitend prüfen

  • Abgleich von Ist-Installationen mit Plänen (z. B. bei Begehungen)

  • Prüfung auf Vollständigkeit und Verwertbarkeit für CAFM / GLT / Prüfmanagement

  • Erfassung von Abweichungen oder offenen Punkten im Übergabeprozess

Übergabe koordinieren

  • Erstellung einer Übergabematrix nach Anlagengruppen / Räumen / Verantwortlichen

  • Koordination der Schlussdokumentation mit allen Fachgewerken

  • Definition der Schnittstelle zu Betrieb, Wartung, Instandhaltung, Prüfplanung

Risiken bei unstrukturierter TGA-Dokumentation

Risiko

Auswirkung

Fehlende Prüfprotokolle

Keine Freigabe für Betrieb, erhöhte Haftung

Kein Zugriff auf Datenpunkte

Keine Anbindung an GLT / CAFM möglich

Unklare Bezeichnungen

Störmeldungen nicht nachvollziehbar

Kein Wartungskalender

Prüfpflichten werden versäumt, Bußgelder möglich

Nachdokumentation notwendig

Hoher Aufwand, Nachtragskosten, Betrieb nur eingeschränkt möglich

Erfolgsfaktoren für die Dokumentationsintegration ins FM

  • Frühzeitige Dokumentationsanforderungen im Planervertrag / GU-Vertrag festlegen

  • Einheitliche Struktur und Nomenklatur über alle Gewerke hinweg

  • Baubegleitende Dokumentationsprüfung durch FM ab LPH 5

  • Digitale Ablage im CAFM / DMS / BIM-System mit Zugriff für Betrieb, Wartung, Dienstleister

  • Übergabe mit Checkliste, Protokoll, Verantwortungsklärung und Dokumentationsfreigabe