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FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

TGA-Dokumentation im Intranet

Facility Management: TGA » Leistungen » Intranet

Technische Unterlagen zentral verfügbar und leicht auffindbar machen

Technische Unterlagen zentral verfügbar und leicht auffindbar machen

Die Technische Gebäudeausrüstung (TGA) ist komplex, umfangreich – und meist nur Fachleuten zugänglich. Für Betreiberverantwortliche, Facility Management, Haustechnik, Sicherheitsdienste, externe Prüfer und gelegentlich auch Nutzende ist es jedoch entscheidend, schnell auf technische Pläne, Betriebsanleitungen, Prüfprotokolle oder Wartungsvorgaben zugreifen zu können. Ein strukturierter Intranet-Auftritt zur TGA-Dokumentation schafft hier Transparenz, Sicherheit und Reaktionsfähigkeit. Ein guter Intranetbereich macht die TGA-Dokumentation auffindbar, verwendbar und auditfähig. Wer ihn pflegt, spart Zeit, senkt Risiken, stärkt die Betreiberverantwortung – und schafft eine verlässliche Basis für Wartung, Prüfung, Planung und Betrieb.

Ein gut strukturierter Intranetbereich für die TGA-Dokumentation macht Informationen auffindbar, verständlich und nutzbar – ohne Medienbruch, Papierchaos oder Dateninseln. Er ist ein zentrales Element moderner Betriebsführung, insbesondere im Kontext von Betreiberverantwortung, Audits, Wartung und ESG.

Digitale Abläufe stärken durch vernetzte Informationsstrukturen

Ziele des TGA-Dokumentationsbereichs im Intranet

  • Schneller Zugriff auf relevante Dokumente im Störfall oder bei Wartung

  • Zentrale Ablage aller Betriebs-, Wartungs- und Prüfunterlagen

  • Transparenz für Betreiberverantwortliche, Prüfer:innen und Dienstleister

  • Verknüpfung mit digitalen Prozessen wie Prüfplanung, Instandhaltung, Helpdesk

  • Unterstützung bei Audits, Behördenprüfungen und interner Qualitätssicherung

Inhalte des TGA-Dokumentationsbereichs im Intranet

Kategorie

Inhalt

Revisionsunterlagen

Lüftungs-, Heizungs-, Elektro-, Sanitär-, Sprinklerpläne (PDF/DWG)

Schemata & Übersichten

Hydraulikpläne, Stromlaufpläne, Datenpunktlisten, Schaltbilder

Betriebs- & Bedienungsanleitungen

Herstellerdokumente zu Anlagen, Geräten, Systemen

Wartungs- & Prüfpläne

Was wird wann, durch wen und wie geprüft? (inkl. Zuständigkeiten)

Prüfprotokolle

TÜV-, VDE-, BMA-, Aufzugs-, RLT- und Sicherheitsprüfungen

Systemübersichten

Anlagenkennzeichnung, Raumbuch, Anlagenverzeichnis

Kontakt & Meldewege

Ansprechpartner:innen, Störmeldeformulare, Zugang zu Ticketsystemen

Technische und organisatorische Umsetzung

  • Verknüpfung mit CAFM, DMS und Prüfsoftware (z. B. über SharePoint, Confluence, eigene Plattformen)

  • Zugriffsteuerung je Rolle (z. B. FM, Technik, Prüfer:innen, Dienstleister)

  • Mobile Nutzbarkeit: auch am Tablet oder Smartphone vor Ort einsetzbar

  • Pflegeverantwortung festlegen: z. B. durch Dokumentationsbeauftragte oder Betriebsteams

  • Versionierung, Freigabe und Archivierung technisch absichern

Vorteile für den Gebäudebetrieb

Zielgruppe

Nutzen

Facility Management

Schnellere Entscheidungen, weniger Rückfragen, strukturierter Überblick

Technisches Personal

Zugriff auf Pläne und Anleitungen ohne Suchen oder Papier

Sicherheitsdienste & Brandschutz

Zugriff auf Alarmmatrizen, Lagepläne, Evakuierungslogik

Prüfer:innen & Auditor:innen

Vorlage von Wartungsnachweisen ohne langes Zusammensuchen

Projektteams / Umbauverantwortliche

Bestandsdokumentation für Planungsabgleich und Rückbauvorbereitung

Erfolgsfaktoren für einen gelungenen TGA-Dokumentationsbereich

  • Klarer Aufbau nach Gewerken, Objekten oder Räumen

  • Suchfunktion & Filter (z. B. nach Anlagennummer, Stichwort, Prüfdatum)

  • Verlinkung mit Störmeldesystem / Helpdesk / CAFM-Objekten

  • Einbindung in Onboarding neuer Mitarbeitender oder Dienstleister

  • Regelmäßige Pflege und Review-Prozesse (z. B. halbjährlich)