Normenkonforme CAD-Dokumentation

Die Anforderungen an die Dokumentation ändern sich je nach Phase im Gebäudelebenszyklus. Im Folgenden wird die Bedeutung normgerechter CAD-Daten in den einzelnen Phasen – von der Planung über Bau und Betrieb bis hin zu Umbau und Rückbau – analysiert. Entscheidend ist ein durchgängiger Informationsfluss ohne Medienbrüche, wie ihn z.B. öffentliche Bauherren als Ziel vorgeben: „durchgängiger Daten- und Informationsfluss von der Planungsphase über die Betriebsphase bis zum Rückbau eines Gebäudes“.

In der Planungs- und Entwurfsphase eines Bauvorhabens werden die Grundlagen für die spätere Nutzungsdokumentation gelegt. Architekten und Fachplaner erstellen zunächst Vor- und Entwurfspläne, aus denen sich das Bauwerk und die TGA-Struktur ergeben. Hier ist es wesentlich, dass bereits diese Planungsdaten FM-gerecht angelegt werden. Das Konzept des Planungsbegleitenden Facility Management sieht vor, dass FM-Anforderungen früh einfließen – etwa durch Vorgaben an Raumstempel, Flächenschlüssel oder die Layer-Struktur der CAD-Zeichnungen. Beispielsweise sollten Räume schon im Plan mit Raumnummern, Nutzungsart und ggf. einer eindeutigen Raumnutzungs-ID versehen werden, damit sie später ins CAFM übernommen werden können. Normen wie DIN 1356 spielen hier insoweit eine Rolle, als die Zeichnungen den Standardvorgaben entsprechen und so ohne Nacharbeitung in andere Systeme einfließen können. Auch DIN 277 sollte in der Planung bereits berücksichtigt werden: Die Architekten müssen wissen, welche Flächen als Nutzfläche, Verkehrsfläche etc. auszuweisen sind, damit der Bauherr seine Flächenkennzahlen erhält. Weiterhin wird in frühen Planungsphasen zunehmend BIM eingesetzt. Gemäß DIN EN ISO 19650 sollte der Planer im BIM-Abwicklungsplan definieren, welche Informationen für den FM-Betrieb später benötigt werden – z.B. bestimmte Parameter an Bauteilen (Material, Wartungsintervalle) oder spezielle 2D-Pläne (Revisionsschemata der TGA). Diese Anforderungen fließen idealerweise schon in die Planung ein. In Verträgen (Leistungsbeschreibungen) von öffentlichen Auftraggebern wird oftmals konkret gefordert, dass die Planungsdaten normgerecht und FM-tauglich geliefert werden. So verlangen die Baufachlichen Richtlinien des Bundes, dass Planer am Ende der Leistungsphasen digitale Bestandsdaten nach einheitlichen Standards übergeben. Insgesamt ist die Planungsphase die Phase, in der die Basis für eine gute Dokumentation gelegt wird – Fehler oder Versäumnisse hier (etwa unklare Benennungen, fehlende Raumbücher) wirken bis in den Betrieb nach. Daher sollte das Facility Management in dieser Phase Anforderungen definieren (z.B. über ein Dokumentationskonzept oder AIA – Auftraggeber-Informations-Anforderung) und idealerweise regelmäßig den Planungsstand prüfen. Eine Erkenntnis aus dem FM-Handbuch Niedersachsen lautet etwa: „Wenn von Anfang an Bau- und Betriebsplanung aufeinander abgestimmt werden, können die Bewirtschaftungskosten ... deutlich gesenkt werden.“ – sprich, frühzeitige Abstimmung zahlt sich in der Betriebsphase finanziell aus.

Während der Bauphase (inklusive Montage der TGA-Anlagen) steht die Fortschreibung und Vervollständigung der Dokumentation im Vordergrund. Die Planung wird in die Realität umgesetzt – und dabei kommt es erfahrungsgemäß zu zahlreichen Änderungen (Maßanpassungen, geänderte Leitungsführungen, Nachträge etc.). Diese Änderungen müssen lückenlos in die Ausführungspläne und schließlich in die Revisionspläne einfließen. Normenkonforme CAD-Dokumentation bedeutet hier vor allem: aktuelle, geprüfte Bestandspläne zum Projektende. Die VDI 6026 verlangt etwa, dass für jede TGA-Anlage nach Inbetriebnahme vollständige Revisionsunterlagen vorliegen, die alle Abweichungen vom ursprünglichen Plan berücksichtigen. Praktisch muss der Bauunternehmer bzw. Fachhandwerker also Roteinträge (markierte Änderungen) in den Montageplänen führen und diese an die Planer zur Einarbeitung in die CAD-Revisionspläne geben. In der Endphase eines Bauprojekts kommt es oft zu Zeitdruck – hier helfen klare Standards: Etwa Vorgaben, dass jede Änderung nur in den zentralen digitalen Planunterlagen vorgenommen wird (nicht separat auf Papier), und dass ein verantwortlicher „Dokumentationskoordinator“ die Nachführung überwacht. Einige Auftraggeber schreiben vor, dass erst bei Vorlage normgerechter Bestandspläne (geprüft durch die Bauüberwachung) die letzte Zahlung erfolgt – ein starker Anreiz zur Dokumentationsqualität. Zudem sollten alle technischen Anlagendokumente (Schemata, Betriebsanleitungen, Wartungspläne) gesammelt und geordnet übergeben werden. VDI 6026 bietet dafür pro Gewerk Checklisten, welche Dokumente vom Errichter zu liefern sind. Zur Normenkonformität gehört auch, dass Formate und Strukturen stimmen: Viele Betreiber fordern DWG/DXF-Dateien nach ihrer CAD-Richtlinie und gleichzeitig ein neutralisiertes Format (PDF und/oder IFC) zur Archivierung. So ist gewährleistet, dass die digitalen Unterlagen auch künftig nutzbar bleiben. Eine besondere Herausforderung ist die Übergabe großer Datenmengen: Hier empfiehlt ISO 19650 ein Common Data Environment, in dem der Generalunternehmer alle Dateien geordnet bereitstellt. Auch GEFMA 198 adressiert diese Phase, indem es eine klare Gliederung vorgibt (siehe oben: Dokumentation B für Ausführung). Letztlich entscheidet die Sorgfalt in der Bau- und Übergabephase darüber, ob dem Facility Management ein verlässlicher, normierter Dokumentationsstand übergeben wird – oder ob Lücken und Inkonsistenzen mühsam nachträglich geschlossen werden müssen.

In der Betriebsphase eines Gebäudes zeigt sich der eigentliche Nutzen einer normierten CAD-Dokumentation. Nun greifen die unterschiedlichen FM-Prozesse – Instandhaltung, Flächenbewirtschaftung, Umbauplanungen, technische Betriebsführung – alle auf die Bestandsdaten zurück. Liegen diese in konsistenter, digital auswertbarer Form vor, können viele Aufgaben erheblich effizienter erledigt werden. Beispielsweise erfordert die Wartung technischer Anlagen genaue Angaben zu Einbauorten, Leitungswegen und Wartungspunkten: Wenn die CAD-Pläne sämtliche Anlagenelemente verzeichnen (etwa Lüftungskanäle, Brandschutzklappen, Elektroverteilungen), kann der Betreiber Wartungsrouten und Prüfpläne direkt daraus ableiten. Ebenso hilft ein normiertes Raumbuch mit Flächen nach DIN 277 dem infrastrukturellen FM (Reinigung, Raumnutzungsdisposition etc.), Leistungen verursachungsgerecht zu planen. Studien aus dem Krankenhausbereich betonen, dass belastbare Flächendaten ein Muss sind, um Reinigung, Wartungsfenster und Kostenverrechnung optimal zu steuern. In der Betriebsphase kommen aber auch neue Herausforderungen: Veränderungen im Bestand (Nutzungsänderungen, kleinere Umbauten, Mieterwechsel) müssen zeitnah in den Plänen nachgetragen werden. Hier zeigt sich oft ein Schwachpunkt – wenn kein Prozess dafür etabliert ist, veralten Pläne schnell. Normenkonformität heißt im Betrieb daher kontinuierliche Pflege der Dokumentation. VDI 3810 (Betreiberverantwortung) fordert implizit, dass der Betreiber aktuelle Unterlagen bereithält, um seine Pflichten (z.B. Prüfungen, Arbeitsschutz) zu erfüllen. GEFMA 198 betont ebenfalls die laufende Aktualisierung als Teil des FM-Dokumentationskonzepts. Technisch sollte der Betreiber ein zentrales Dokumentationssystem (etwa ein CAFM oder elektronisches Dokumentenmanagement) nutzen, in dem CAD-Zeichnungen versioniert abgelegt und bei Änderungen überschrieben werden. Empfehlenswert sind regelmäßige Audits der Dokumentationsqualität, z.B. jährliche Begehungen zur Überprüfung, ob Pläne mit der Realität übereinstimmen. Gerade sicherheitsrelevante Pläne (Feuerwehrlaufkarten, Notfalldokumentation) sind ständig auf Aktualität zu prüfen. Normen können hier nur einen Rahmen bieten – umgesetzt werden muss es durch konsequente Organisation im FM-Betrieb. Zusammenfassend gilt: Die Betriebsphase profitiert enorm von strukturierten, normenkonformen CAD-Unterlagen, da sie schnellere, sicherere und kostengünstigere Abläufe ermöglicht. Sind die Daten gut, wird aus reaktivem Störungsmanagement ein proaktives Planen und Optimieren.

Kaum ein größeres Gebäude bleibt über Jahrzehnte unverändert – Umbauten, Erweiterungen oder technische Modernisierungen stehen regelmäßig an. Jede Änderung im Bestand stellt hohe Anforderungen an die Dokumentation: Zum einen benötigt die Planung des Umbaus verlässliche Bestandspläne, zum anderen müssen die Planänderungen nach Fertigstellung wieder in den neuen Bestand überführt werden. In dieser Phase zeigt sich oft, wie gut die vorherige Dokumentation war. Ist der Altbestand nur lückenhaft digital vorhanden (oder liegen nur Papierpläne vor), muss zunächst eine Bestandserfassung erfolgen – hierzu mehr in Kapitel 4. Idealerweise existiert ein aktuelles BIM-Modell des Gebäudes; dann kann die Umbauplanung direkt darin erfolgen, und am Ende wird das Modell einfach aktualisiert („As-Built-BIM“). In der Realität liegen jedoch häufig 2D-CAD-Pläne vor, die zunächst mühselig auf den neuen Planungsstand gebracht werden müssen. Normen wie VDI 6026 helfen auch hier, denn sie definieren die erforderlichen Revisionsdokumente nach Umbau. So sollten beispielsweise nach einer Sanierung der Heizungsanlage sämtliche Schemazeichnungen, Anlagendokumente und Grundrisse der Heizräume auf den neuen Stand gebracht und an den Betreiber übergeben werden – das wird in VDI 6026 ausdrücklich gefordert (Dokumentationstabellen für Instandhaltung/Änderung). Aus FM-Sicht ist bei Umbauten besonders wichtig, Medienbrüche zu vermeiden: Ein häufiger Fehler ist, dass ein externer Planer einen Umbau durchführt und nur ein PDF des geänderten Bereichs liefert, während die zentrale CAD-Datei des Gebäudes unberührt bleibt. Dies führt dann zu Diskrepanzen. Daher sollte vertraglich geregelt sein, dass Änderungen immer im Master-Grundriss nachgeführt werden (bzw. in einer dafür vorgesehenen Kopie, die dann den Master ablöst). Eine gute Praxis ist die Führung eines digitalen Bauwerksbuchs, in dem alle Umbau- und Sanierungsmaßnahmen dokumentiert sind – mit Verweis auf Pläne vor und nach der Änderung. So bleibt die Historie nachvollziehbar. Im Zuge von Modernisierungen (etwa technisches Upgrade auf neue Regelungstechnik) entstehen oft zusätzliche Dokumente wie Software-Konfigurationen oder Prüfprotokolle; diese sollten ins bestehende Dokumentationssystem integriert werden. Normenkonformität im Umbau bedeutet letztlich, dass der gleiche Standard wie beim Neubau angelegt wird: also aktualisierte CAD-Pläne gemäß DIN/VDI, erneute Flächenberechnung nach DIN 277 falls Grundrisse geändert wurden, und vollständige Übergabedokumente analog zur Bauphase. Nur so bleibt die Dokumentation trotz zahlreicher Umbauten über Jahrzehnte hinweg konsistent.

Auch am Ende des Lebenszyklus – beim Teil- oder Vollabbruch eines Bauwerks – spielt Dokumentation eine Rolle. Zum einen müssen für die Rückbauplanung alle relevanten Bestandsinformationen vorliegen (etwa Statikpläne, Leitungspläne, Materialangaben z.B. wegen Schadstoffen). Zum anderen entsteht beim Rückbau selbst wieder Dokumentation, etwa Ausführungspläne für Rückbaumaßnahmen oder Nachweise der Entsorgung. Ein strukturierter digitaler Gebäudedatenbestand erleichtert eine geordnete Dekonstruktion: Beispielsweise können BIM-Modelle genutzt werden, um den Rückbau zu simulieren und die Abfallmengen zu kalkulieren. Öffentliche Bauherren fordern zunehmend, dass nach Abschluss eines Rückbaus eine abschließende Bestandsdokumentation des Grundstücks erstellt wird – also z.B. Lagepläne, aus denen hervorgeht, welche Leitungen im Boden stillgelegt wurden, welche Gebäudereste evtl. verblieben sind etc. Diese Informationen sind für die Nachnutzung des Grundstücks wichtig. Im weiteren Sinne gehört zur Rückbau-Dokumentation auch die Lebenslaufakte eines Gebäudes, in der alle Ereignisse festgehalten sind (diese Idee wird in der FM-Branche etwa als digitale Bauwerksakte diskutiert). Normen sind für die Rückbauphase weniger konkret ausgeprägt als für Bau und Betrieb, doch das Prinzip der lückenlosen Informationsführung gilt auch hier. So empfiehlt z.B. ISO 19650, das Informationsmanagement bis ans Lebenszyklusende fortzuführen – die beim Rückbau gewonnenen Infos (z.B. Menge recyclingfähiger Materialien) könnten wieder in ein übergreifendes Gebäuderegister einfließen. Für das technische FM bedeutet Rückbau-Dokumentation oft auch, gebäudebezogene Verträge, Wartungen etc. geordnet abzuschließen. Insgesamt zeigt die Rückbauphase, ob die vorherige Dokumentation nachhaltig war: Ein normenkonformes Dokumentationsarchiv stellt sicher, dass auch Jahrzehnte alte Informationen (z.B. Asbestverbauungen) verfügbar sind, wenn das Gebäude abgerissen wird. Hier zahlen sich Standards in der Dokumentenablage und -pflege buchstäblich bis zum Schluss aus.

Viele Betreiber stehen vor der Aufgabe, historisch gewachsene CAD-Bestände zu konsolidieren. Ältere Gebäude verfügen mitunter nur über Papierpläne; oder es existieren digitale Pläne in unterschiedlichen Formaten und uneinheitlicher Qualität. Um eine normenkonforme Dokumentation zu erreichen, müssen solche heterogenen Bestände erfasst, digitalisiert und harmonisiert werden.

• Digitalisierung analoger Pläne (Scan2CAD): Liegen wichtige Bestandspläne nur in Papierform vor, ist der erste Schritt die Digitalisierung. Hierbei können großformatige Scanner eingesetzt werden, oft gefolgt von einer manuellen Nachzeichnung oder Vektorisierung (Scan-to-DWG). Moderne Methoden nutzen auch Laserscanning, um ein bestehendes Gebäude als Punktwolke zu vermessen, aus der dann CAD-Grundrisse erstellt werden. Dienstleister bieten an, aus solchen Vermessungsdaten exakte 2D-Pläne oder auch 3D-BIM-Modelle abzuleiten. Wichtig ist, dass die digitalen Pläne den geltenden Normen entsprechen – z.B. dass ein aufgemessener Grundriss gleich nach DIN 277 auswertbare Flächen enthält. Daher sollte man bei der Beauftragung der Digitalisierung Normvorgaben explizit einfordern. Ergebnis dieses Schritts ist ein konsistenter Satz CAD-Dateien aller relevanten Gebäude, der den bisherigen Papierbestand ablöst.

• Format- und Systemmigration: Häufig liegen CAD-Daten in verschiedenen Formaten vor (DWG/DXF, DGN von MicroStation, eventuell auch PDF-Pläne ohne editierbare Layer). Für eine einheitliche FM-Dokumentation empfiehlt es sich, alle Daten in ein kompatibles Format und System zu überführen. Ein verbreiteter Ansatz ist die Migration nach AutoCAD (bzw. BricsCAD o.ä.), da DWG faktisch ein Standardformat im Hochbau ist. Beispiel: Ein Unternehmen nutzte historisch ein selbstentwickeltes Flächenmanagement auf Basis von Siemens NX; dieses wurde durch ein neues System ersetzt, das AutoCAD als CAD-Engine nutzt. Durch solche Umstellungen können proprietäre Altsysteme abgelöst werden. Bei der Migration sollten Konvertierungsregeln definiert werden – etwa welche Layer aus DGN in welche DWG-Layer überführt werden. Viele CAFM-Anbieter haben Tools, um Grundrisse aus verschiedenen Quellen zu importieren. Wichtig ist, dass keine Informationsverluste auftreten (z.B. Schraffuren oder Symbole erhalten bleiben). Gegebenenfalls müssen Bibliotheken erstellt werden, um alte Symbole in neue zu übersetzen. Das Ziel ist ein einheitlicher CAD-Datenpool in einem zukunftssicheren Format, der dann weiter harmonisiert werden kann.

• Layer- und Strukturharmonisierung: Unterschiedliche Planer verwenden oft unterschiedliche Layerstrukturen und Bezeichnungen. Nach der technischen Zusammenführung der Dateien steht daher die inhaltliche Harmonisierung an. Dabei wird ein einheitlicher Layerstandard (idealerweise vorhanden als CAD-Richtlinie des Eigentümers oder nach Normreihen wie DIN 276/DIN 277) auf alle Pläne angewendet. Praktisch kann dies bedeuten, dass man alle Architekturgrundrisse auf Standard-Layern wie z.B. "A_Wand", "A_Tür" etc. ablegt, alle Heizungsleitungen auf "T_HL_Leitung" usw. Hierfür gibt es Software-Werkzeuge (Layer-Mapping), doch oft ist manuelles Nacharbeiten nötig. Zudem müssen einheitliche Raumnummern und Identifikatoren vergeben werden, falls dies bisher uneinheitlich war. GEFMA 198 z.B. empfiehlt eine durchgängige Raumnummerierung im gesamten Bestand, um Räume eindeutig zuordnen zu können. Auch die Gliederung der Dokumente wird vereinheitlicht: z.B. Benennung aller Zeichnungsdateien nach einem Schema (Gebäude_Geschoss_Planart.dwg) oder Ablage in einer Struktur nach Gewerken. Durch diese Maßnahmen werden ehemals heterogene Plandaten zu einem konsistenten Datenbestand geformt, der den gleichen Ordnungsprinzipien folgt.

• Qualitätssicherung der migrierten Daten: Nach Konvertierung und Harmonisierung ist eine gründliche Prüfung erforderlich. Automatisierte Prüfprogramme können die neuen CAD-Bestände auf Vollständigkeit, Layerkonformität und Plausibilität checken. Beispielsweise lässt sich kontrollieren, ob alle Räume geschlossen umgrenzt und mit Raumnummer versehen sind, ob alle Pflichtlayer vorhanden sind, ob Flächenstempel mit den Berechnungen konsistent sind. Abweichungen werden bereinigt, bis der Datenbestand den Normen und Richtlinien entspricht. Diese Abnahmeprüfung sollte dokumentiert werden (z.B. mittels Prüfprotokoll). Erst danach sollte der Datenbestand produktiv in ein CAFM-System übernommen werden.

• Schrittweise Migration und paralleler Betrieb: Bei sehr großen Portfolios ist es oft unrealistisch, alle Bestände auf einmal zu migrieren. Eine Strategie kann sein, objektweise oder gewerkeweise vorzugehen. Beispielsweise könnte man zunächst die kritischsten Gebäude (z.B. Krankenhäuser) migrieren und harmonisieren, während für weniger wichtige Gebäude noch die Altdokumente genutzt werden. Wichtig ist in solchen Phasen ein gutes Changemanagement: Solange noch nicht alle Pläne migriert sind, muss klar sein, wo ein aktueller Plan zu finden ist – im alten System oder im neuen. Übergangsweise kann ein Doppelsystem bestehen, was aber kurz gehalten werden sollte.

Durch diese Strategien lässt sich ein ehemals wild gewachsener, in Teilen analoger Dokumentationsbestand in einen geschlossenen, normkonformen digitalen Datenbestand überführen. Der Aufwand ist erheblich, zahlt sich aber langfristig aus: Ein homogenes CAD-Datenfundament ist die Voraussetzung, um die Daten in moderne CAFM- oder BIM-Umgebungen zu integrieren und effizient zu nutzen.

Eine normenkonforme CAD-Dokumentation entfaltet ihren vollen Wert erst, wenn sie nahtlos in die IT-Systeme des Facility Management eingebunden ist. Zwei Perspektiven sind hier wichtig: die technologische Integration (Systeme, Schnittstellen, Formate) und die prozessuale Integration (Arbeitsabläufe, Verantwortlichkeiten).

Unter technologischer Integration versteht man die Kopplung der CAD-Daten mit den Software-Systemen im FM, insbesondere CAFM-Systemen und ggf. BIM-Plattformen. Traditionell wurden CAD-Pläne in CAFM-Lösungen eingebunden, um z.B. Flächen- und Rauminformationen abzuleiten oder technische Anlagen zu lokalisieren. Eine verbreitete Methode ist die hinterlegte Grafik: Der CAD-Grundriss wird im CAFM angezeigt, und durch Klick auf Flächen oder Symbole erhält man Datenbankinformationen (Raumname, Fläche, Nutzer etc.). Damit dies funktioniert, müssen CAD-Daten bestimmten Anforderungen genügen – z.B. konsistente Layer und Identifikationsschlüssel. Viele CAFM-Systeme erwarten etwa, dass Räume als geschlossene Polygone auf einem definierten Layer liegen und eine eindeutige Raumnummer als Attribut (Raumstempel) tragen. Solche Standards lassen sich durch Richtlinien und automatische Prüfungen sicherstellen. Moderne CAFM-Software unterstützt oft direkt das DWG- oder DXF-Format, teils auch DGN. GEFMA 444 fordert, dass mindestens eines dieser Formate importiert werden kann. Zudem wird IFC (DIN EN ISO 16739) als Austauschformat immer wichtiger. Eine normkonforme CAD-Dokumentation sollte daher IFC-kompatibel sein – d.h. möglichst objektorientiert mit Räumen, Wänden, Anlagenmodellen statt reinen 2D-Linien. Dann kann ein BIM-Modell oder auch ein 2D-Plan verlustarm ins CAFM übernommen werden. Einige Betreiber nutzen auch COBie-Standards (Construction-Operations Building information exchange), um aus BIM-Modellen die relevanten FM-Daten zu extrahieren.

Ein weiterer Aspekt ist die Schnittstellenvielfalt: Im FM sind oft mehrere IT-Systeme im Einsatz (CAFM, Energiemanagement, ERP für Einkauf, Ticketing-System etc.), die alle Standort- und Objektdaten brauchen. Um Mehrfacheingaben zu vermeiden, sollten CAD-/FM-Daten zentral gehalten und per Schnittstelle verteilt werden. Ein Praxisbeispiel ist MTU Aero Engines: Dort wurde ein zentrales Flächenmanagement etabliert, das als „führendes System für Flächendaten“ dient – andere IT-Systeme beziehen von dort die benötigten Standortinformationen über standardisierte Schnittstellen. So wird gewährleistet, dass z.B. im Telefonsystem, im Schlüsselmanagement und im Instandhaltungssystem stets dieselben Raumdaten genutzt werden und konsistent sind. Normenkonforme Dokumentation bedeutet hier, Dateninseln zu vermeiden und stattdessen auf Interoperabilität zu setzen. Technisch empfiehlt sich der Einsatz von modernen API-Schnittstellen oder den in GEFMA 470 beschriebenen Austauschformaten, um digitale Gebäudedaten zwischen den Systemen fließen zu lassen. GEFMA 470 gibt einen Überblick über die Anforderungen und Technologien für den elektronischen Datenaustausch im FM, insbesondere in der Betriebsphase. Darin werden auch aktuelle Standards wie Webservices, IoT-Integration u.ä. eingeordnet. Für unsere Thematik entscheidend ist: Die CAD- bzw. BIM-Dokumentation muss so integriert sein, dass Daten automatisiert ausgetauscht werden können (z.B. aktualisiert ein Umbauplan sofort die Flächen im FM-System).

Nicht zuletzt gehört zur technologischen Integration auch die Langzeitarchivierung: Normen und Richtlinien (z.B. BFR GBestand) fordern, dass digitale Bauwerksdokumente für Jahrzehnte lesbar bleiben. Daher sollte die Dokumentation in Formaten vorgehalten werden, die nicht von kurzfristigen Software-Updates abhängig sind – z.B. PDF/A für Pläne, IFC für Modelle. Eine bewährte Praxis ist die Kombination: Betrieb aktuell mit nativen CAD-Dateien, aber Archivierung zusätzlich als PDF/A und IFC.

Die beste Technologie nützt wenig, wenn die organisatorischen Prozesse nicht angepasst sind. Prozessuale Integration bedeutet, dass die Erstellung und Pflege der CAD-Dokumentation fest in die FM-Abläufe eingebettet ist.

• Übergabeprozesse: Bereits im Bau- oder Projektvertrag muss festgelegt sein, wie die Dokumentation an das FM übergeht (Inhalt, Format, Zeitpunkt). Beispielsweise ein Prozessschritt „Abnahme der Dokumentation“ vor Gebäudeübernahme. Oft wird hier mit Abnahme-Checklisten gearbeitet (angelehnt an VDI 6026), um zu prüfen, ob alle geforderten Unterlagen vorliegen. Ohne geregelten Prozess besteht die Gefahr, dass Unterlagen unvollständig ins FM gelangen.

• Änderungsmanagement: Im laufenden Betrieb sollte jede Änderung am Gebäude (sei es ein kleiner Umbau, TGA-Austausch oder auch nur ein neuer Nutzer in einem Raum) einen definierten Ablauf für die Dokumentation nach sich ziehen. Zum Beispiel: Ein technischer Änderungsantrag im CAFM-System führt automatisch die Aufgabe mit, die Pläne zu aktualisieren. Oder es wird festgelegt, dass ohne aktualisierte Doku keine Abnahme von Umbauten erfolgt. Eine Dokumentationsverantwortliche Person (z.B. CAD-Koordinator im FM-Team) sollte jede Änderung begleiten. So wird die Aktualität gewährleistet.

• Verantwortlichkeiten und Schulung: Die Organisation muss klar regeln, wer für die CAD-Dokumentation zuständig ist. In großen Einrichtungen gibt es dafür eigene Stellen (Datenmanager, CAFM-Administrator). Diese Personen müssen gut geschult sein in den anwendbaren Normen und Tools. Sie fungieren als Hüter der Standards, prüfen eingehende Pläne von Externen, nehmen Daten ins System auf und schulen ggf. Kollegen in der richtigen Nutzung. Ohne personelle Verantwortlichkeit verwildert die Dokumentation leicht, da „jeder etwas anders macht“.

• Qualitätssicherungszyklen: Wie bereits erwähnt, sollten regelmäßige Audits oder Stichproben im Prozess verankert sein. Etwa könnte halbjährlich ein Bericht gezogen werden, der auffällige Einträge identifiziert (z.B. Räume ohne Fläche, Dubletten, fehlende Anlagenattribute). So bleibt die Datenqualität langfristig hoch. Normen wie VDI 2552 (BIM Richtlinie) empfehlen auch eine solche laufende Qualitätssicherung für digitale Gebäudemodelle.

• Einbindung ins Compliance-Management: Betreiber haben Pflichten, z.B. Wartung, Prüfungen (Stichwort Betreiberverantwortung gemäß VDI 3810). Die Prozesse zur Erfüllung dieser Pflichten (etwa regelmäßige Anlagenprüfungen) sollten mit der Dokumentation verzahnt sein. Konkret: Wartungsplaner entnehmen ihre Prüfobjekte aus der dokumentierten Anlagenliste; Prüfnachweise werden wieder der Dokumentation hinzugefügt. Eine integrative Prozessgestaltung stellt sicher, dass z.B. ein Prüfbefund (wie „Rohrleitung XY außer Betrieb genommen“) auch in den CAD-Plänen nachvollzogen wird.

Insgesamt zielt die prozessuale Integration darauf ab, dass Dokumentation kein einmaliges Projekt, sondern eine dauerhafte Aufgabe im FM-Management ist. Sie muss in den täglichen Ablauf eingebaut sein – analog zur Buchhaltung, die auch laufend geführt wird. Dadurch wird die CAD-Dokumentation zu einem „living document“, das mit dem Gebäude mitwächst. Organisationen, die dies konsequent umsetzen, berichten von erheblichen Effizienzgewinnen: Techniker finden Informationen schneller, Entscheidungen (z.B. über Flächenumnutzungen) können auf belastbaren Daten getroffen werden, und das Risiko, Betreiberpflichten zu verletzen, sinkt deutlich.

Die Erstellung und Nutzung von Gebäudedaten involviert verschiedene Akteure – Architekten, TGA-Fachplaner, Facility Manager, IT-Abteilungen, externe Dienstleister. Ein koordiniertes Schnittstellenmanagement sorgt dafür, dass diese Beteiligten nahtlos zusammenarbeiten und Informationen verlustfrei fließen.

• Architektur ↔ TGA-Fachplanung: Zwischen dem Architekten (Hochbau) und den TGA-Ingenieuren müssen klare Absprachen zur Zeichnungskoordination bestehen. Der Architekt liefert i.d.R. die baulichen Grundrisse als Basis, auf die TGA-Gewerke ihre Anlagen einzeichnen. Normenkonform heißt hier: Alle Planer nutzen einen gemeinsamen Layer- und Zeichenstandard, damit die Unterlagen zusammengeführt werden können. Beispielsweise sollten Architektur und TGA nicht beide Layer „Raum“ verwenden, sondern abgestimmt (etwa Architekt definiert Raum, TGA ergänzt Anlagen in Raum). Außerdem wichtig ist die Festlegung der Verantwortlichkeiten: Wer pflegt was? Oft werden nach Bauende die Architekturgrundrisse vom Betreiber weitergeführt, während schematische Anlagenpläne von der jeweiligen Fachabteilung aktualisiert werden. Diese Aufgabenteilung muss geregelt sein, damit nichts unter den Tisch fällt. Gute Schnittstellenpraxis ist z.B. ein regelmäßiges Koordinationsmeeting zwischen Bauplanung und FM, um Änderungen abzustimmen. VDI 6026 betont die Schnittstellen der Gewerke untereinander und liefert eine Checkliste, welche Planungsdokumente die jeweils anderen als Voraussetzung brauchen – daran kann man sich orientieren. Letztlich sollen Architektur- und TGA-Pläne aufeinander abgestimmt sein (keine Widersprüche etwa bei Wanddurchbrüchen, Anschlusspunkten). Hier zahlt sich der Einsatz von BIM aus: Ein gemeinsames Modell reduziert viele Schnittstellenprobleme, da Kollisionen und Unstimmigkeiten softwaregestützt erkannt werden.

• Planung/Bau ↔ Facility Management: Die größte Kluft besteht oft zwischen dem Projektteam (Planer, Bauleiter, Auftragnehmer) und dem späteren FM-Team. Damit beim Übergang in den Betrieb kein Bruch entsteht, sollte der Facility Manager frühzeitig eingebunden werden. In der Planungsphase kann das FM Anforderungsdokumente liefern (etwa welche Objekte im Plan gekennzeichnet sein müssen). Während der Bauausführung sollte das FM Zugriff auf die fortgeschrittenen Pläne haben, um sich mit der Dokumentation vertraut zu machen. Bei der Endabnahme empfiehlt es sich, FM-Mitarbeiter einzubinden, die prüfen, ob z.B. alle Räume korrekt nummeriert sind, alle relevanten Anlagen übergeben wurden etc. Auch nach der Übergabe ist die Schnittstelle wichtig: Häufig kommen vom FM Nachfragen an die Planer (z.B. „Wo befindet sich Absperrventil X?“), die nur beantwortet werden können, wenn die Dokumentation vollständig ist. Daher sollten klare Kommunikationswege etabliert sein – zum Beispiel ein digitales Projektraum-System, das nach Bauende an den Betreiber übergeht und in dem alle Beteiligten weiterhin Zugriff auf die Dokumente haben. Zudem sollte das FM dem Planungs-/Bau-Team Rückmeldungen geben, falls Unstimmigkeiten entdeckt werden (z.B. Plan vs. Realität), damit diese noch bereinigt werden können. In summe geht es darum, Planer/Errichter und FM nicht isoliert arbeiten zu lassen, sondern einen fließenden Übergang zu organisieren. GEFMA 198 zielt genau darauf ab, indem es alle Beteiligten eines Lebenszyklus an einen Dokumentationstisch bringt. Verträge mit Planern/Bauunternehmen sollten Dokumentationspflichten so detailliert regeln, dass das FM nahtlos weitermachen kann.

• Facility Management ↔ IT-Abteilung: Die Implementierung eines CAFM- oder Dokumentationssystems im Unternehmen erfordert die enge Zusammenarbeit mit der internen IT. Hierbei müssen Schnittstellen bezüglich Infrastruktur und Support gemanagt werden: Die IT stellt Server, Datenbanken, Netzwerke und Backup bereit, während das FM die fachlichen Anforderungen definiert. Normenkonforme CAD-Dokumentation heißt in diesem Zusammenhang auch, dass IT-Standards eingehalten werden – etwa Datensicherheit (wer darf Pläne einsehen/bearbeiten), Versionskontrolle (regelmäßige Backups, Protokollierung von Änderungen) und Zugriffsstrukturen (z.B. Lese-/Schreibrechte für externe Dienstleister). Eine Herausforderung ist oft die Integration der FM-Dokumentation in die bestehende IT-Landschaft des Unternehmens. Beispielsweise muss das CAFM-System an ein Identity-Management angebunden werden oder mit anderen Anwendungen (SAP, GIS) kommunizieren. Hier sollten FM und IT gemeinsam Schnittstellenspezifikationen erarbeiten und testen. Zudem ist die Schulung der IT-Administratoren auf den speziellen Anwendungen nötig, damit sie den laufenden Betrieb unterstützen können. Die Erfahrung zeigt, dass FM-Themen in der klassischen IT nicht immer Priorität haben; daher hilft es, einen festen Ansprechpartner in der IT für das CAFM/Dokumentationssystem zu benennen. Dieser „übersetzt“ zwischen den Welten – z.B. wenn es um Datenbankabfragen oder Software-Updates geht, die das FM benötigt. Auch regelmäßige Status-Meetings zwischen FM und IT sind sinnvoll, um anstehende Änderungen (z.B. neue Gebäudedaten, die importiert werden müssen) zu besprechen. Letztlich soll die IT-Abteilung das FM befähigen, die normierten CAD-Daten technisch optimal zu verwalten. Gute Schnittstellenarbeit zeigt sich etwa darin, dass ein gemeinsames Datenmodell etabliert wird: Das FM definiert, welche Daten (Räume, Anlagen, Verträge etc.) geführt werden, und die IT sorgt für konsistente Datenbanken, in denen diese Informationen abgelegt sind. So wird die CAD-Dokumentation nicht als Insellösung, sondern als integrierter Bestandteil der Unternehmens-IT behandelt.

Ein erfolgreiches Schnittstellenmanagement verhindert Situationen, in denen beispielsweise der Monteur mit veralteten Papierplänen arbeitet, weil das digitale System unvollständig ist, oder in denen die IT ein Update durchführt, das das CAFM lahmlegt, weil besondere Einstellungen nicht beachtet wurden. Stattdessen arbeiten alle Parteien auf einer gemeinsamen, aktuellen Datenbasis zusammen – von der frühen Planung bis zum täglichen Betrieb. Diese gemeinsame „Plattform“ der Bestandsdokumentation ermöglicht effizientere Prozesse und weniger Reibungsverluste an den Zuständigkeitsgrenzen.

Die Anforderungen und Herausforderungen normgerechter CAD-Dokumentation können je nach Branche und Gebäudetyp variieren. Im Folgenden werden drei typische Anwendungsfelder betrachtet – Krankenhäuser, Industrieanlagen und öffentliche Liegenschaften – und anhand von Praxisbeispielen illustriert, wie dort mit der Dokumentation umgegangen wird.

• Charakteristik: Krankenhäuser gehören zu den komplexesten Gebäuden hinsichtlich TGA und Nutzung. Viele hochinstallierte Bereiche (OP-Säle, Labore, technische Zentralen) sowie strenge Regulierung in Sachen Hygiene und Sicherheit prägen diese Objekte. Zugleich herrscht permanenter Kostendruck und Veränderungsbedarf (medizinischer Fortschritt erfordert Umbauten).

• Dokumentationsanforderungen: Für Kliniken ist aktuelle und genaue Dokumentation absolut kritisch, weil sie den laufenden Betrieb direkt beeinflusst. Zum Beispiel hängen Reinigungs- und Desinfektionspläne an exakten Rauminformationen (Nutzungsart, Fläche) – korrekte Raumnutzungs- und Flächendaten sind ein Muss für die optimale Einsatzplanung von Reinigung und Wartung. In einem Krankenhaus summieren sich in jedem Raum zahlreiche Kosten: Reinigung, Energie, Instandhaltung – daher muss die Flächennutzung kontinuierlich optimiert werden. Ein Praxisbeispiel: In einem großen Klinikum wurde festgestellt, dass ungenutzte Flächen nachts trotzdem gereinigt oder beheizt wurden, weil die Raumdaten nicht genau nachgeführt waren. Durch eine Bereinigung der Flächendokumentation und die Einführung eines Flächenmanagement-Tools konnten solche Leerflächen identifiziert und Bewirtschaftungskosten eingespart werden. Ein weiteres Beispiel betrifft Umbauten: Ein Krankenhaus in Hamburg plante den Umbau einer Station, stellte aber fest, dass keine verlässlichen Bestandspläne der Installationen vorlagen. Es musste zunächst ein kompletter Neufeldaufmaß (Bestandsvermessung) durchgeführt werden – was Zeit und Geld kostete und den Umbau verzögerte. Wäre die Dokumentation normgerecht gepflegt gewesen, hätte man direkt in die Planung einsteigen können. Brandschutz und Sicherheit sind ebenfalls zentrale Treiber: Feuerwehr-, Flucht- und Rettungspläne müssen stets den aktuellen baulichen Zustand abbilden. Viele Krankenhäuser führen dafür eigene Planwerke, die bei Umbauten sofort aktualisiert werden. Normen wie DIN 14095 (Feuerwehrpläne) oder die Krankenhaus-Bauverordnungen verlangen hier Verlässlichkeit. Insgesamt zeigt sich im Healthcare-Bereich, dass eine integrale Dokumentation – idealerweise verknüpft mit einem CAFM und intelligenten Auswertungen – die Voraussetzung für effizienten Betrieb ist. So konnte beispielsweise ein deutsches Klinikum mit ca. 2000 Räumen durch konsequente Flächendokumentation erreichen, dass Reinigungszeiten optimal an Raumnutzungszeiten angepasst wurden und Wartungsfenster präzise geplant werden konnten, was Überstunden und Schließzeiten verringerte (Erkenntnisse aus Göcke/Pieper 2013).

• Besonderheiten: Krankenhäuser erfordern oft zusätzliche Dokumentation, etwa Medizinproduktemanagement (Gerätedaten, Wartungsnachweise) oder Hygienedokumentation (Raumklassen etc.). Diese Informationen müssen mit den räumlichen Daten verzahnt werden. Beispielsweise kann im CAD-Grundriss hinterlegt sein, welcher OP-Saal welche Reinraumklasse hat, und das CAFM nutzt diese Info zur Reinigungssteuerung. Normenkonforme CAD-Dokumentation im Krankenhausbereich bedeutet daher nicht nur Bauzeichnungen nach DIN, sondern ein umfassendes, strukturiertes Informationsmodell des Gebäudes und seiner Ausstattung.

• Charakteristik: Industrie- und Produktionsanlagen (z.B. Fabrikhallen, Chemiewerke, Rechenzentren) zeichnen sich durch umfangreiche technische Infrastruktur und einen dynamischen Betrieb aus. Anlagen werden oft umgerüstet, erweitert oder neu konfiguriert. Zudem bestehen hohe Anforderungen an Arbeitssicherheit und Anlagenverfügbarkeit.

• Dokumentationsanforderungen: In industriellen Umgebungen ist die Dokumentation häufig historisch gewachsen – teils existieren Werksnormen, teils individuelle Lösungen. Ein Beispiel liefert der Triebwerkshersteller MTU Aero Engines: Dort gab es eine Mischung aus Office-Dokumentation, Papierplänen und unterschiedlichen Systemen für Kommunikations- und Elektrodaten. Dies führte zu Widersprüchen und Redundanzen – so war etwa in unterschiedlichen Unterlagen ein und dasselbe Telefon an zwei verschiedenen Anschlüssen verzeichnet. Solche Inkonsistenzen können im Ernstfall (z.B. bei einer Störung) großen Aufwand verursachen. MTU hat darauf reagiert und eine CAFM-Lösung eingeführt, die alle Daten integriert. Zunächst wurde eine Altdaten-Migration durchgeführt, bei der ~300 CAD-Zeichnungen von ca. 30 Fachplanern nach einheitlichen Vorgaben aufbereitet und in das System übernommen wurden. Wichtig war dabei die Nutzung von AutoCAD als Quasi-Standard und die Anreicherung um spezielle Flächenmanagement-Funktionen. Das Ergebnis war ein zentralisiertes System, in dem planung, Infrastruktur-Dokumentation und FM kombiniert sind. Die Monteure können nun auf große Papierpläne verzichten; alle wichtigen Objektdaten (z.B. der komplette Leitungsweg eines Telefons vom Endgerät bis zur Telefonanlage) sind über die Software abrufbar. Außerdem stellt das System Plausibilitäten sicher – ein Anschluss kann nur einmal belegt werden, Doppelverbuchungen wie früher sind ausgeschlossen. Dieses Beispiel zeigt, wie die Harmonisierung und Digitalisierung heterogener Bestände (siehe Kap. 4) zu deutlich verbesserten Abläufen führt. In vielen Industriebetrieben findet derzeit ein ähnlicher Wandel statt: Weg von verstreuten „Insel-Dokumentationen“ hin zu integrierten, normierten Datenplattformen. Normen wie VDI 6026 sind hier zwar auf Gebäude-TGA bezogen, aber die Prinzipien lassen sich auf Prozessanlagen erweitern. So arbeitet die Prozessindustrie z.B. mit der Richtlinie VDI 2770 (digitale Herstellerdokumentation), um Betriebsanleitungen etc. digital verfügbar zu halten – was im Sinne einer Gesamtdokumentation des Werks wichtig ist.

• Besonderheiten: Industrieanlagen haben oft zusätzliche Dokumentationsdimensionen: z.B. R+I-Fließschemata (Rohrleitungs- und Instrumentierungspläne) für Verfahrenstechnik oder Explosionsschutz-Dokumente. Diese sind häufig nicht klassischer Bestandteil eines CAD-Grundrisses, müssen aber mit den Gebäudeplänen in Bezug gesetzt werden (z.B. Lage einer Maschine im Hallenplan vs. Detail in P&ID). In der Praxis wird das zunehmend durch 3D-Modelle unterstützt – Stichwort Digital Twin. Einige große Industrieunternehmen modellieren ihre Werke komplett in 3D, um Umbauten und Erweiterungen digital planen zu können. Hierbei gilt: Je normierter die Datengrundlage, desto besser lassen sich solche Modelle ableiten. Ein Beispiel ist die Automobilindustrie, wo Fabrikplanungsdaten (Layouts der Produktionslinien) mit Gebäude-CAD-Daten kombiniert werden, um bei Umbauten die Medienversorgung korrekt einzuplanen. Normenkonforme Dokumentation hilft auch bei Compliance: Umweltauflagen, Sicherheitsinspektionen etc. verlangen oft Nachweise (etwa zu Auffangräumen für Chemikalien oder zu Brandschutzklappen in Lüftungsanlagen). Eine durchgängige CAD-Doku ermöglicht hier, schnell die betreffenden Pläne und Daten bereitzustellen. Fazit: In Industrieanlagen ist die Herausforderung vor allem, die Masse an Informationen konsistent zu halten – was nur mit Standardisierung und IT-Unterstützung gelingt. Das MTU-Beispiel zeigt, dass dies machbar ist und zu erheblichem Mehrwert führt (Abbau von Fehlerquellen, bereichsübergreifende Datennutzung).

• Charakteristik: Zur öffentlichen Hand gehören Bürogebäude, Schulen, Behörden, Kasernen, kulturelle Bauten etc., die oft in großen Portfolios verwaltet werden. Öffentliche Bauträger haben besondere Anforderungen an Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Standardisierung – u.a. weil wechselnde Dienstleister und langfristige Archivierung eine Rolle spielen.

• Dokumentationsanforderungen: Im öffentlichen Sektor sind seit Jahren erhebliche Anstrengungen im Gange, die Bestandsdokumentation zu vereinheitlichen. So haben das Bundesinnenministerium und die BImA die Baufachlichen Richtlinien Gebäudebestandsdokumentation (BFR GBestand) herausgegeben. Darin wird gefordert, dass alle Gebäude auf Bundesliegenschaften mit einer einheitlichen digitalen Bestandsdokumentation erfasst werden – einschließlich alphanumerischer Daten (Raumlisten etc.) und geometrischer Daten (Pläne). Diese Daten sollen miteinander verknüpft und aufgabenbezogen auswertbar sein, um einen hohen Nutzwert für Bewirtschaftung und Verwaltung zu bieten. Praktisch wurde beispielsweise festgelegt, dass jede Bundesliegenschaft ein standardisiertes Raumbuch erhält, das nach DIN 277 Flächen ausweist, und dass CAD-Pläne nach einem Bundes-CAD-Leitfaden abzugeben sind. Die Bundeswehr, als großer Immobilieneigner, hat ebenfalls spezifische Vorgaben (Arbeitshilfen TBB etc.), die aber auf BFR GBestand abgestimmt sind. Ein Beispielprojekt: In den 2010er Jahren wurden alle Liegenschaften der Bundespolizei digital neu erfasst; dabei kamen Laserscans und CAD-Nacherstellung zum Einsatz, um für hunderte von Gebäuden erstmals konsistente digitale Pläne zu erhalten. Diese wurden dann in das CAFM-System des BMI eingespeist. Der Nutzen war enorm: Plötzlich konnten bundesweit Flächenauswertungen gemacht werden, Leerstände erkannt, Instandhaltungsrückstände gebäudebezogen priorisiert werden – was zuvor mangels Daten nicht möglich war. Auch auf Länderebene gibt es solche Initiativen, wie das FM-Handbuch Niedersachsen (2012) oder Vorgaben der Bauverwaltungen. Das FM-Handbuch Niedersachsen definiert z.B. produktunabhängige Standards für einen kontinuierlichen Übergang von Planung über Bau bis Betrieb. Es fordert eine FM-gerechte Strukturierung aller Bestandsdaten, sodass Synergien im Betrieb entstehen. Verwaltungen profitieren von Normierung besonders, weil Personalwechsel häufig sind – wenn die Dokumentation standardisiert ist, kann ein neuer Mitarbeiter sich schneller zurechtfinden. Zudem ermöglichen Standards eine Ausschreibung von FM-Dienstleistungen mit klar definierten Bestandsdaten-Übergaben (GEFMA 198 hilft hier als Referenz).

• Besonderheiten: Öffentliche Bauten unterliegen oft auch gesetzlichen Auflagen zur Dokumentation. Etwa müssen bei Gebäuden der Sicherheitskritischen Infrastruktur Notfallpläne vorhanden sein. Schulen benötigen z.T. Sonderdokumente für Unfallkassen (z.B. Lagepläne mit Fluchtwegen). Die Herausforderung ist, diese zusätzlichen Anforderungen in ein einheitliches System zu integrieren. In der Praxis setzen viele Kommunen auf CAFM-Lösungen, die modulartig solche Dokumente verwalten können. Eine Hürde ist oft die Datenübergabe von externen Planern: Öffentliche Auftraggeber arbeiten mit vielen Architekten und Ingenieuren zusammen; daher haben einige ein Pflichtenheft CAD-Dokumentation als Bestandteil der Verträge. Beispielsweise verlangt die Stadt Nürnberg in ihrem Leitfaden „Dokumentationsvorgaben“, dass Planer die Daten nach DIN, VDI und eigenen Layerstandards abliefern. So wird sichergestellt, dass die kommunale Gebäudewirtschaft die Daten in ihr System integrieren kann, ohne nachzuarbeiten. Ein Beispiel aus der Praxis ist die Flughafen Wien AG – zwar kein öffentlicher Betreiber im engeren Sinne, aber ähnlich strukturiert: Dort werden SAP als zentrales System und eine CAFM-Software gekoppelt, um alle Gebäude und Flächen einheitlich zu verwalten. Man hat erkannt, dass optimale Prozesse nur durch vernetzte Daten möglich sind. Öffentliche Hand und Großorganisationen sind daher oft Vorreiter bei der konsequenten Umsetzung von Normen in der Dokumentation – einerseits aus eigenem Interesse (Effizienz, Compliance), andererseits weil politische Rahmenbedingungen (z.B. E-Government-Gesetze) sie dazu drängen, Informationen digital und standardisiert vorzuhalten.

• Dokumentationsrichtlinie etablieren: Entwickeln Sie eine unternehmensspezifische CAD-/FM-Dokumentationsrichtlinie, die sich an den genannten Normen orientiert (DIN 1356, DIN 277, VDI 6026, GEFMA 198 etc.). Diese sollte festlegen, wie Pläne zu erstellen und zu übergeben sind (Layer, Formate, Inhalte). Verankern Sie diese Standards in Verträgen mit Planern und Dienstleistern, damit von Anfang an normkonforme Daten geliefert werden.

• FM früh in Projekte einbinden: Stellen Sie sicher, dass Ihre FM-Abteilung bereits in der Planungs- und Bauphase eingebunden wird. Definieren Sie FM-Anforderungen (z.B. Kennzeichnungspflichten) und kommunizieren Sie diese an die Planer. Durch eine enge Abstimmung zwischen Bau- und Betriebsplanung können langfristig erhebliche Kosten gespart werden. Beispielsweise sollte die Betriebsabteilung Planstände prüfen und Abnahmen begleiten, um Vollständigkeit der Dokumentation sicherzustellen, bevor Mängel teuer behoben werden müssen.

• Zentrales Datenmanagement nutzen: Führen Sie ein CAFM- oder Dokumentenmanagement-System ein, das als „Single Source of Truth“ für alle Gebäudedaten dient. Alle Pläne, Modelle und Dokumente sollten dort abgelegt und versioniert werden. Ermöglichen Sie Schnittstellen zu anderen IT-Systemen (z.B. ERP, Energiemanagement), sodass Daten konsistent ausgetauscht werden. Nutzen Sie offene Austauschformate wie IFC, um Daten auch langfristig und systemunabhängig verfügbar zu halten. Ein zentrales System verhindert redundante Datentöpfe und erleichtert übergreifende Auswertungen (Flächen, Anlagen, Kosten).

• Qualitätssicherungsprozesse einführen: Implementieren Sie regelmäßige Datenprüfungen und Freigabeverfahren. Beispielsweise sollte kein Plan in den Bestand übergehen, der nicht auf Vollständigkeit und Normkonformität geprüft wurde. Verwenden Sie hierfür auch automatisierte Prüf-Tools, die z.B. Layerstrukturen, Raumabschlüsse oder Inkonsistenzen erkennen. Etablieren Sie einen Prozess, in dem Änderungsdokumentationen von einer zweiten Person kontrolliert werden (Vier-Augen-Prinzip). Durch solche QM-Maßnahmen halten Sie das Datenmodell sauber und vertrauenswürdig.

• Dokumentation in Arbeitsabläufe integrieren: Sorgen Sie dafür, dass Aktualisierungen der CAD-Dokumentation ein fester Bestandteil aller einschlägigen FM-Prozesse sind. Beispiel: Nach jedem Umbauprojekt gibt es einen definierten Schritt „Pläne aktualisieren“ bevor das Projekt als abgeschlossen gilt. Wartungs- und Prüfprozesse sollten auf die Dokumentation zurückgreifen und deren Ergebnisse wiederum einpflegen. Nur wenn das Personal die Bedeutung aktueller Unterlagen verinnerlicht, bleibt die Dokumentation lebendig. Schulen Sie daher Ihre Techniker und Objektmanager im Umgang mit dem CAFM/CAD-System und sensibilisieren Sie sie, Änderungen konsequent zu melden.

• Verantwortlichkeiten klar zuweisen: Benennen Sie einen Daten- oder Dokumentationsmanager innerhalb Ihres Teams, der die Federführung für die CAD-Dokumentation hat. Diese Person überwacht die Einhaltung der Standards, koordiniert die Datenpflege und dient als Ansprechpartner für externe Planer in Dokumentationsfragen. Durch eine eindeutige Verantwortlichkeit vermeiden Sie das „Schwarze-Peter“-Spiel, bei dem sich niemand zuständig fühlt. Unterstützen Sie diese Rolle durch entsprechende Weiterbildungen (z.B. Zertifikatslehrgänge zu CAFM, BIM-Management etc.).

• Geeignete Technologien und externe Hilfe nutzen: Prüfen Sie den Einsatz moderner Technologien wie Laserscanning und BIM-Modellierung für die Bestandserfassung – diese können langfristig die Datenqualität erhöhen. Nutzen Sie bei Bedarf spezialisierte Dienstleister für die Aufbereitung von Altbeständen oder die Implementierung von Schnittstellen (z.B. CAFM-Connect Lösungen). Achten Sie bei Softwarebeschaffungen auf GEFMA-444-zertifizierte Produkte, da diese die relevanten Funktionen und Schnittstellen mitbringen. Investitionen in gute Tools und externe Expertise zahlen sich durch effizientere Prozesse und weniger Fehler aus.

• Kontinuierliche Verbesserung (KVP): Etablieren Sie einen Mechanismus, um aus Erfahrungen zu lernen und Standards fortzuschreiben. Lassen Sie Ihr Team regelmäßig Rückmeldungen geben: Wo treten Probleme in der Dokumentation auf? Welche Infos fehlen oft? Arbeiten Sie solche Erkenntnisse in Ihre Richtlinien ein. Verfolgen Sie auch die Weiterentwicklung von Normen und Best Practices (z.B. neue VDI-/GEFMA-Richtlinien) und passen Sie Ihre Vorgaben entsprechend an. Dadurch bleibt Ihre Dokumentationsstrategie immer up to date und effizient.

Durch Umsetzung dieser Empfehlungen schafft eine FM-Leitung die Voraussetzungen dafür, dass die CAD-Dokumentation nicht als lästige Archivierungsaufgabe, sondern als strategischer Informationspool fungiert. Ein solcher Datenpool bildet die Grundlage, um Gebäude kosteneffizient, sicher und anpassungsfähig über ihren gesamten Lebenszyklus zu betreiben.