Erstellung und Pflege von CAD-Daten

• Angesichts der zentralen Rolle von CAD-Daten im FM ist die Datenqualität ein kritischer Erfolgsfaktor. Datenqualität umfasst hierbei Aspekte wie Vollständigkeit, Aktualität, Genauigkeit und Konsistenz der CAD-Pläne bzw. BIM-Modelle. Die CAD-Dokumentation technischer Gebäudeausrüstung sollte sämtliche relevanten Anlagen und Komponenten umfassen, von der großen Lüftungszentrale bis zur einzelnen Brandschutztür, und alle für den Betrieb nötigen Attribute (z.B. Anlagennummern, Leistungsdaten, Wartungsfristen) enthalten. Um dies zu erreichen, müssen standardisierte Modellierungsrichtlinien eingehalten werden.

• Best Practice ist die Verwendung von einheitlichen Standards und Normen: So können CAD- und BIM-Daten z.B. im IFC-Format (DIN EN ISO 16739) strukturiert werden, einem offenen Datenmodell, das den verlustfreien Austausch von Gebäudedaten ermöglicht. Ebenso sollten Klassifikationen und Kodierungen konsistent verwendet werden – ein Beispiel ist die Zuordnung von Kostengruppen nach DIN 276 zu Bauteilen, was eine Verknüpfung von geometrischen Daten mit finanziellen Informationen erlaubt. Einheitliche Layerstrukturen, Objektbenennungen und Symbole gemäß geltenden CAD-Standards (z.B. nach den Richtlinien der VDI oder nach unternehmensinternen CAD-Handbüchern) stellen sicher, dass Pläne lesbar und interpretierbar sind, auch wenn unterschiedliche Personen oder Firmen daran arbeiten.

• Ein weiterer wichtiger Aspekt der Datenmodellierung ist die Objektorientierung der TGA-Daten. Moderne CAD-Systeme und v.a. BIM-Authoring-Tools ermöglichen es, jedes technische Gerät und jede Leitung als eigenes Objekt mit Attributen im Modell abzubilden (statt nur als Linien und Texte in 2D). Dies erlaubt die Verknüpfung geometrischer mit alphanumerischer Information – zum Beispiel kann eine Pumpe im Plan nicht nur grafisch dargestellt, sondern auch mit Stammdaten (Typ, Fördermenge, Hersteller, Baujahr etc.) hinterlegt werden. Für eine solche strukturierte Beschreibung der TGA-Komponenten hat sich insbesondere die VDI-Richtlinienreihe 3805 etabliert. Die VDI 3805 „Produktdatenaustausch in der TGA“ definiert einheitliche Datenmodelle für TGA-Komponenten und standardisiert die Beschreibung ihrer geometrischen und technischen Eigenschaften. Dadurch können Hersteller ihre Produktdaten in einem herstellerneutralen Format bereitstellen, anstatt in unzähligen proprietären Formaten – was den Aufwand für Planer, Softwareanbieter und Betreiber deutlich reduziert. VDI 3805 gilt als anerkannte Regel der Technik im TGA-Bereich; die Nutzung dieses Standards schafft eine wichtige Voraussetzung dafür, dass TGA-Daten im späteren BIM-Prozess nahtlos weitergenutzt und in ein digitales Gebäudemodell integriert werden können.

• Kurz gesagt: ohne standardisierte TGA-Produktdaten ist ein durchgängiger BIM-Datenfluss bis in den Betrieb kaum möglich.

• Um die geforderte Datenqualität sicherzustellen, müssen im FM Qualitätssicherungsprozesse etabliert werden. Empfehlenswert ist die Einführung standardisierter Prüfroutinen, die bei jeder Planerstellung oder -änderung greifen. Zum Beispiel kann ein definierter „QA-Check“ prüfen, ob alle Räume Flächeneinträge besitzen, ob jedem technischen Objekt die erforderlichen Attribute zugeordnet sind und ob die Layer- und Farbvorgaben eingehalten wurden. Automatisierte Prüfverfahren stehen hierfür inzwischen zur Verfügung – viele CAFM- und CAD-Systeme bieten Add-Ons oder Skripte, welche CAD-Dateien auf Vollständigkeit, Plausibilität und Normkonformität überprüfen. Solche Tools können etwa fehlende Beschriftungen oder Widersprüche (z.B. ein Lüftungsgerät ohne Wartungsintervall) aufdecken, bevor die Daten freigegeben werden. Neben der automatischen Prüfung ist auch ein Vier-Augen-Prinzip sinnvoll: Wichtige Bestandspläne sollten periodisch von einem erfahrenen Konstrukteur oder Ingenieur durchgesehen werden, um sicherzustellen, dass keine kritischen Fehler oder Lücken bestehen.

• Nicht zuletzt muss die Dokumentation normenkonform erfolgen. Dies bedeutet, dass bei der CAD-Datenhaltung einschlägige Normen und Richtlinien zu beachten sind, die eine gleichbleibende Qualität und Austauschbarkeit der Daten fördern. Beispielsweise fordert die DIN EN ISO 16739 die Verwendung des IFC-Schemas und damit eines international anerkannten Datenformats für BIM-Modelle. Die Einhaltung von Normen wie diesen gewährleistet, dass die Daten auch in der Zusammenarbeit mit externen Partnern (Planungsbüros, Behörden, Betreiber) verstanden und genutzt werden können. Zusammengefasst sind hohe Datenqualität und durchdachte Datenmodellierung keine optionalen „nice-to-have“-Eigenschaften, sondern unverzichtbare Grundlagen dafür, dass CAD-Daten im FM ihren vollen Nutzen entfalten können.

• Eine zentrale Herausforderung im digitalen Gebäudemanagement ist das Schnittstellenmanagement zwischen den CAD-/BIM-Daten und den IT-Systemen des Facility Managements – insbesondere CAFM-Systemen (Computer Aided Facility Management Software). CAD- und BIM-Daten dürfen nicht isoliert bleiben, sondern müssen in die FM-Prozesse und -Werkzeuge integriert werden, damit die dort enthaltenen Informationen (Flächen, Anlagen, Attribute, Beziehungen) für Bewirtschaftung und Instandhaltung nutzbar sind.

• In der Praxis bedeutet dies, eine Datenübergabe zwischen Planung und Betrieb sicherzustellen: Daten, die in der Bauplanung oder im BIM-Modell erzeugt wurden, sollten nahtlos ins CAFM übernommen werden können, anstatt erneut manuell erfasst werden zu müssen. Dadurch wird vermieden, dass der BIM-Prozess an der Tür zum Betrieb endet – im Idealfall kann er vom Facility Management nahtlos fortgeführt werden.

• Um dies zu erreichen, ist es wichtig, bereits frühzeitig im Projekt klare Vorgaben für die benötigten Informationen zu definieren. Das Facility Management sollte aktiv in den Planungs- und BIM-Prozess eingebunden werden, um seine Anforderungen an die Daten einzubringen. So empfiehlt die internationale Norm DIN EN ISO 19650 (Informationsmanagement mit BIM), dass der Auftraggeber bzw. Betreiber zu Projektbeginn sogenannte Auftraggeber-Informationsanforderungen (AIA) formuliert. Darin wird festgelegt, welche Informationen im BIM-Modell für die Unterstützung der späteren Geschäftsprozesse (z.B. des FM) enthalten sein müssen – beispielsweise Wartungsinformationen zu TGA-Anlagen, Raumdaten für Reinigungs- und Flächenmanagement, oder spezifische Kennzeichnungen für sicherheitsrelevante Einrichtungen. Diese Anforderungen sollten idealerweise vom Bauherrn bzw. Betreiber selbst kommen und in den BIM-Projektabwicklungsplan einfließen. Durch eine solche frühe Einflussnahme stellt das FM sicher, dass im BIM-Ausführungsplan (BAP) und im Modell die für den Betrieb relevanten Daten standardisiert erfasst werden. Die VDI-Richtlinie 2552 (BIM-Leitfaden) und insbesondere die Teile der ISO 19650 bieten hierfür konkrete Vorgaben, wie die Datenstruktur und der Austausch zwischen den Projektbeteiligten zu organisieren sind.

• Wenn das BIM-Projektteam die FM-Anforderungen kennt und umsetzt, hat dies langfristig erhebliche Vorteile: Werden die notwendigen Betriebsdaten bereits in der Planungs- und Bauphase definiert und gesammelt, steht dem Betreiber zum Übergabezeitpunkt ein nahezu fertiger Datenpool zur Verfügung, der ins CAFM übernommen werden kann. Dadurch entfallen nachträgliche, zeitaufwändige Bestandsdatenerfassungen. In Deutschland ist diese Vorgehensweise zunehmend Standard – für Bundesbauprojekte ist der Einsatz von BIM seit Ende 2022 verpflichtend vorgeschrieben. Dies soll gewährleisten, dass am Ende eines Projekts ein konsistentes digitales Abbild des Bauwerks vorliegt, das alle relevanten Informationen zentral enthält. FM-Verantwortliche können dann vom ersten Betriebstag an auf diese Daten zugreifen.

• In der Realität erweist sich die technische Integration von CAD/BIM und CAFM jedoch als anspruchsvoll. Ein Grundproblem ist, dass es bislang keine vollständig durchgängigen Standards für die Datenübergabe gibt und jedes Bauvorhaben individuelle Modellstrukturen aufweist. Professionelle CAFM-Systeme bieten zwar Importfunktionen, doch die Gebäudemodelle (CAD-Pläne) sind oft sehr unterschiedlich aufgebaut – hinsichtlich Layern, Objektstruktur, benutzter Klassifikationen etc. –, was einen hohen Abstimmungsaufwand erfordert. Im Idealfall sind heutige CAFM-Anwendungen in der Lage, BIM-Daten zu verarbeiten und entweder mit bestehenden FM-Daten zu verknüpfen oder daraus neue Objekte im FM-System zu erzeugen. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass eine große Herausforderung die Datenqualität der BIM-Modelle ist: Diese sind häufig nicht auf die Belange des FM zugeschnitten und enthalten z.B. unstrukturierte oder unnötig komplexe Informationen, die im CAFM nicht direkt verwendbar sind. So fehlen etwa eindeutige Identifikationsschlüssel, oder Wartungsattribute sind gar nicht erfasst, weil sie für die Planung keine Rolle spielten. Aus FM-Sicht muss der BIM-Prozess daher oft neu betrachtet werden: Es kann notwendig sein, zusätzliche Vereinbarungen für die Modellierung zu treffen, um eine spätere Datenübernahme reibungslos zu gestalten. Der Aufwand dafür zahlt sich langfristig aus, da die Betriebsphase eines Gebäudes Jahrzehnte umfasst und solide Daten in dieser Phase enorme Vorteile bieten.

• In der Übergangsphase, in der BIM-Standards erst im Entstehen sind, ist Flexibilität auf Seiten der CAFM-Systeme gefragt. Moderne CAFM-Software erlaubt es beispielsweise, Datenfelder dynamisch anzupassen oder zu erweitern, um neu aus dem BIM-Modell kommende Attribute aufzunehmen. Falls ein bestimmtes Attribut (etwa eine Prüfpflicht oder ein Filtertyp) bisher im CAFM-System nicht vorgesehen war, kann es angelegt und mit entsprechendem Datentyp importiert werden. Einige Systeme ermöglichen es auch, automatische Prozesse bei der BIM-Datenübernahme anzustoßen – ein Beispiel ist das sofortige Anlegen von Wartungsterminen im Wartungsplaner, basierend auf den im Modell erkannten Wartungsintervallen der TGA-Anlagen. Solche Mechanismen verdeutlichen, dass Schnittstellenmanagement nicht nur Datentransfer, sondern auch Datenanreicherung bedeuten kann: Die Kombination von BIM-Modell und FM-Software kann genutzt werden, um proaktiv Maßnahmen abzuleiten (z.B. Wartungspläne oder Inspektionsrouten zu generieren).

• Abb. 1: Moderne CAFM-Software kann BIM-Modelldaten integrieren – hier am Beispiel einer Tür, die im 3D-Gebäudemodell hervorgehoben und mit ihren Attributen angezeigt wird. Solche Visualisierungen ermöglichen es dem Facility Manager, Objekte und technische Anlagen im digitalen Gebäudematen leicht zu identifizieren und ihre hinterlegten Informationen (etwa Abmessungen, Zuständigkeiten, Wartungsintervalle) direkt abzurufen. Dies verbessert nicht nur die Übersicht über die Anlagen, sondern erleichtert auch die Planung von Instandhaltungsmaßnahmen, indem z.B. alle Wartungsobjekte eines Bereichs grafisch ausgewertet werden können (etwa „zeige alle Feuerlöscher im 1. OG“ als farbliche Markierung im Grundriss).

• Es erfordert erfolgreiches Schnittstellenmanagement ein ganzheitliches Vorgehen: Die organisatorische Dimension (FM früh in BIM-Projekte einbinden, Anforderungen definieren) muss Hand in Hand gehen mit der technischen Dimension (Datenformate, Importprozesse, Software-Fähigkeiten). Nur wenn beide Aspekte adressiert werden, entsteht am Ende ein integriertes System, in dem CAD-/BIM-Daten und CAFM zu einer durchgängigen Informationslandschaft verschmelzen. Für FM-Führungskräfte bedeutet das, sowohl in Standards und Tools zu investieren als auch in die enge Zusammenarbeit zwischen Bauprojektteams und Betriebsteams.

• Die beste CAD-Dokumentation nützt wenig, wenn sie nicht aktuell gehalten wird. In der Betriebsphase eines Gebäudes unterliegen technische Anlagen und Räumlichkeiten ständigen Änderungen – seien es kleine Anpassungen (z.B. Umnutzung eines Raumes, Tausch eines Ventilators) oder große Umbauten und Sanierungen. Eine dauerhafte Herausforderung besteht darin, diese Veränderungen zeitnah und korrekt in den CAD-/BIM-Daten nachzuführen. Oft zeigt sich in der Praxis ein Ungleichgewicht: Während in der Bau- und Planungsphase großer Aufwand in die Erstellung von Plänen gesteckt wird, fehlt im laufenden Betrieb mitunter die gleiche Disziplin bei der Planpflege. Die Gründe reichen von Personalmangel über unklare Zuständigkeiten bis hin zur Unterschätzung der Bedeutung aktueller Pläne.

• Veraltete Pläne bergen jedoch erhebliche Risiken: Zum einen erschweren sie Wartung und Störungsbehebung (z.B. wenn ein stillgelegtes Ventil fälschlich noch als aktiv verzeichnet ist), zum anderen können sie im Ernstfall – etwa bei einem Brand oder Evakuierung – die Arbeit der Einsatzkräfte behindern. Es ist daher essenziell, Prozesse und Verantwortlichkeiten zur Planaktualisierung klar zu definieren.

• Ein wichtiger Schritt ist die Zuweisung von Verantwortlichkeiten: Jedes Unternehmen sollte eindeutig festlegen, wer für die Pflege der CAD-Dokumentation verantwortlich zeichnet. Dies kann eine spezifische Rolle (z.B. CAD-Manager, Datenkoordinator FM o.Ä.) oder eine Abteilung (z.B. Technisches Gebäudemanagement) sein. Wichtig ist, dass Änderungen im Gebäudebestand nach einem definierten Workflow in die Dokumentation einfließen. So kann z.B. festgelegt werden, dass nach Abschluss eines Umbaus der beauftragte Fachplaner aktualisierte Revisionspläne im CAD-Format liefert, welche dann vom internen FM-Team geprüft und ins System übernommen werden.

• Versionierung spielt hierbei eine zentrale Rolle: Jede Planänderung sollte dokumentiert, datiert und archiviert werden, um auch historisch nachvollziehen zu können, welcher Stand wann gültig war. Eine gängige Praxis ist es, Revisionspläne mit fortlaufenden Indexbuchstaben oder -nummern zu versehen (A, B, C… bzw. Rev. 0, Rev. 1 etc.) und ältere Stände in einem Archiv abzulegen. Dadurch ist sichergestellt, dass im Tagesgeschäft stets die freigegebene aktuelle Version verwendet wird, gleichzeitig aber keine Informationen verloren gehen.

• Normative Vorgaben untermauern diese Anforderungen. Die neue VDI 6026 Blatt 1 (2022) zum Beispiel beschreibt explizit den erforderlichen Inhalt und Umfang von Planungs-, Ausführungs- und Revisionsunterlagen in TGA-Projekten. Sie verfolgt das Ziel, dass in jeder Projektphase eine vollständige und abgeschlossene Dokumentation vorliegt, die an die nächste Phase übergeben werden kann. So kann sich der Fachplaner in der Ausführung darauf verlassen, eine konsistente Dokumentation aus der Planung zu erhalten, und der Betreiber kann erwarten, dass ihm zur Inbetriebnahme ein vollständiges Satz an Revisionsunterlagen übergeben wird. Dieses Prinzip – oft als „durchgängiger Informationsfluss“ bezeichnet – erleichtert den Übergang von Bau zu Betrieb erheblich und verhindert Informationsverluste an den Schnittstellen. Im Betrieb selbst ergibt sich daraus die Verpflichtung, diese Unterlagen weiter zu pflegen. Die Baufachlichen Richtlinien Gebäudebestandsdokumentation (BFR GBestand) des Bundes formulieren deutlich, dass die Bestandsdokumentation eines Gebäudes als digitales Abbild dem realen baulichen Bestand entsprechen muss.

• Anders ausgedrückt: Die Dokumentation soll zu jedem Zeitpunkt möglichst genau das spiegeln, was tatsächlich gebaut und vorhanden ist. Entsprechend definieren die Richtlinien Prozesse zur Erstellung und Pflege der Bestandsdokumentation, um die Qualität der Daten sicherzustellen. Ein wesentliches Ziel dabei ist die einheitliche Regelung dieser Pflegeprozesse, damit nicht jeder Betreiber eigene (und womöglich lückenhafte) Methoden verwendet. Für FM-Verantwortliche ist das ein wichtiger Hinweis, verstärkt auf Standardisierung und regelmäßige Aktualisierung zu achten, um Haftungsrisiken aus unterlassener Dokumentation zu vermeiden.

• Neben der laufenden Aktualisierung stellt die Integration von Bestandsdaten eine weitere Herausforderung dar – insbesondere bei älteren Gebäuden oder Liegenschaften mit historisch gewachsenen Dokumentationslücken. Viele Bestandsbauten verfügen noch über analoge Pläne (Papier, Mikrofiche) oder veraltete digitale Formate, die mit heutigen CAD/BIM-Systemen kaum kompatibel sind. Bevor ein nachhaltiges CAD-Datenmanagement etabliert werden kann, müssen solche Alt-Daten digitalisiert und harmonisiert werden. Dazu zählen etwa das Einscannen und Vektorisieren von Papierplänen oder der Import von legacy CAD-Dateien (z.B. 2D-DWG) in moderne Formate. Die Erstellung durchsuchbarer und strukturierter digitaler Archive ist hier ein erster Schritt, um Alt-Dokumente überhaupt verfügbar zu machen. Im Idealfall werden die wichtigsten Bestandspläne – Grundrisse, Schnitte, Schemata der TGA – systematisch nacherfasst und ins aktuelle System überführt.

• Dies kann im Zuge einer Bestandsdatenerfassung mit Unterstützung von Vermessern oder spezialisierten Dienstleistern erfolgen. Moderne Techniken wie das Laserscanning erleichtern diese Arbeit, indem sie schnelle geometrische Aufmaße des Ist-Zustands liefern, welche dann als Grundlage für CAD-Modelle dienen. Wichtig ist, dass bei diesem Prozess Prioritäten gesetzt werden: Kritische Infrastrukturen (z.B. Hauptversorgungsleitungen, sicherheitsrelevante Anlagen) sollten zuerst erfasst werden, damit das FM rasch einen Mehrwert spürt. Die Integration von Bestandsdaten ist zweifellos mit Aufwand verbunden, doch sie schafft letztlich die Voraussetzung, um ein ganzheitliches digitales Abbild des Gebäudes zu erhalten. Die Betriebsphase ist oft die längste Phase im Lebenszyklus – daher lohnt es sich, zu Beginn in die Bereinigung und Aktualisierung der Dokumentation zu investieren, um über Jahrzehnte hinweg davon zu profitieren.

• Die Erstellung und Pflege von CAD-Daten für TGA im FM erfolgt nicht im rechtsfreien Raum, sondern wird von einer Reihe normativer Vorgaben und Standards geleitet. Für FM-Führungskräfte ist es wichtig, diese Rahmenbedingungen zu kennen, da sie teils verpflichtend sind und teils Best Practices darstellen, an denen man sich orientieren sollte.

• VDI 6026 Blatt 1 (Dokumentation in der TGA): Diese VDI-Richtlinie (neue Ausgabe als Weißdruck seit August 2022) definiert Inhalte und Beschaffenheit von Planungs-, Ausführungs- und Revisionsunterlagen für TGA-Projekte. Sie stellt im Grunde ein Dokumentationslastenheft dar, das festlegt, welche Unterlagen in welcher Projektphase zu erstellen sind und wie diese strukturiert sein müssen. Durch Tabellen für jedes Gewerk wird präzisiert, welche Dokumente der Heizungs-, Lüftungs-, Elektro- etc. Planer liefern muss, sodass am Ende eine vollständige Sammlung vorliegt. Ziel ist, eine durchgängige Dokumentation sicherzustellen, auf die alle Projektbeteiligten – vom Bauherrn über die Planer bis zum Betreiber – zugreifen können, um den Gesamterfolg der Baumaßnahme zu gewährleisten. VDI 6026 Blatt 1 greift dabei auf bestehende Normen zurück (etwa DIN 276 für Kostengruppen, HOAI für Leistungsphasen, VOB für Baudokumentation) und überführt sie in ein konsistentes Konzept.

• Für den FM-Bereich bedeutet die Umsetzung von VDI 6026: Beim Übergang in den Betrieb erhält der Facility Manager eine klar definierte Dokumentation, die alle erforderlichen Pläne und Informationen umfasst – eine wichtige Voraussetzung, um die Anlagen effizient zu bewirtschaften.

• VDI 3805 (Produktdatenaustausch in der TGA): Die VDI 3805 ist eine umfangreiche Richtlinienreihe, die einen offenen Standard zur Beschreibung von TGA-Komponenten bereitstellt. Sie umfasst rund 40 Blätter für unterschiedliche Gerätetypen (von Heizkesseln über Lüftungsgeräte bis Armaturen) und ermöglicht es, Herstellerdaten einheitlich strukturiert darzustellen. Ursprünglich diente dies der Digitalisierung von Produktkatalogen, doch inzwischen ist VDI 3805 essenziell für BIM-Anwendungen. Die Nutzung des VDI-3805-Datenformats schafft eine wichtige Voraussetzung für Open-BIM im Gebäudebereich.

• Praktisch bedeutet das: Wenn Hersteller ihre Produkte nach VDI 3805 standardisiert anbieten, können Planer und FM-Systeme diese Daten direkt übernehmen, ohne aufwändige Konvertierungen oder manuelle Dateneingaben. Wie bereits erläutert, ist VDI 3805 damit grundlegend für die Interoperabilität – ohne diese Standardisierung wäre die Zusammenarbeit der verschiedenen TGA-Gewerke sowie die spätere Integration ins BIM- und FM-Modell mit deutlich höherem Aufwand und Fehlerpotenzial verbunden. Für Betreiber lohnt es sich, bereits bei Ausschreibungen auf die Lieferung von VDI-3805-konformen Produktdaten zu drängen, um langfristig konsistente Daten zu sichern. Ergänzend sei erwähnt, dass VDI 3805 konzeptionell in die Entwicklung der internationalen Norm ISO 16757 (für TGA-Produktdaten) eingeflossen ist, was die Bedeutung dieses Standards auch außerhalb Deutschlands unterstreicht.

• DIN EN ISO 19650 (BIM-Informationsmanagement): Die ISO-19650-Normenreihe (in Deutschland als DIN EN ISO 19650 veröffentlicht) bildet den grundlegenden Rahmen für BIM-Prozesse über den gesamten Gebäudelebenszyklus. Teil 1 und 2 regeln insbesondere die Organisation der Zusammenarbeit, die Definition von Informationsanforderungen, Rollen (z.B. BIM-Manager) und die Einrichtung einer gemeinsamen Datenumgebung (Common Data Environment, CDE).

• Für das FM sind diese Normen relevant, weil sie helfen, die Datenaustauschprozesse zwischen Bau und Betrieb zu strukturieren. ISO 19650 fordert z.B., dass bereits zu Projektbeginn die Informationsbedürfnisse des Betreibers erfasst werden (Stichwort AIA, wie oben beschrieben) und dass die Datenübergabe geplant erfolgt. Konkret bietet die ISO 19650 Leitlinien für die Ausgestaltung der Daten und den Austausch zwischen den verschiedenen Projektbeteiligten. In Deutschland wird die Umsetzung dieser Prinzipien in der Praxis u.a. durch VDI 2552 (eine mehrteilige BIM-Richtlinie) begleitet, welche Detailregelungen – etwa zu BIM-Projektabwicklungsplänen, Modellstruktur, Verantwortlichkeiten – bereitstellt. Insgesamt fördert die ISO 19650 ein einheitliches Vorgehen, das sicherstellt, dass BIM-Daten am Ende der Bauphase vollständig und geordnet vorliegen und in den Betrieb übernommen werden können. Die gesetzliche Verankerung der BIM-Methode (wie die BIM-Pflicht für Bundesbauten seit 2022) erhöht den Druck auf alle Beteiligten, diese Standards einzuhalten. FM-Entscheider sollten daher mit den Grundzügen der ISO 19650 vertraut sein und darauf achten, dass ihre Projekte entsprechend aufgesetzt werden – nur so gelangen die richtigen Daten ins CAFM.

• Weitere Normen und Richtlinien: Neben den genannten Kernstandards gibt es eine Reihe weiterer Vorgaben, die im Kontext CAD-Daten und FM bedeutend sind. VDI 3810 (Betreiben und Instandhalten von Gebäuden) etwa beschreibt die Betreiberverantwortung und verlangt vom Betreiber, technische Anlagen sicher, gesetzeskonform und mit aktueller Dokumentation zu betreiben. Dazu gehört implizit, dass Wartungsnachweise geführt werden und technische Unterlagen auf dem aktuellen Stand gehalten werden – Pflichten, die in einem CAFM-System mit hinterlegten CAD-Daten effizient erfüllt werden können. Gesetzliche Verordnungen wie die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) und die darauf basierenden Technischen Regeln für Betriebssicherheit (TRBS) fordern für bestimmte Anlagen (z.B. Druckbehälter, Aufzüge) konkrete Prüfungen und Dokumentationen, deren Ergebnisse häufig in Plänen vermerkt werden müssen (etwa Flucht- und Rettungswegepläne, Explosionsschutzzonen in Grundrissen etc.). Zudem existieren branchenspezifische Normen: DIN 1988 für Trinkwasserinstallationen oder DIN EN 378 für Kälteanlagen sind Beispiele dafür, dass in CAD-Plänen bestimmte Symbole und Daten vorzuhalten sind (z.B. Kennzeichnung von Hygienespüleinrichtungen in Trinkwasserschemata, oder Sicherheitsventile in Kälteschemata). Auch an den Schnittstellen zu kaufmännischen Bereichen gibt es Normen – DIN 276 (Baukosten) wurde bereits erwähnt; bei Flächendaten sei die DIN 277 (Grundflächen und Rauminhalte) genannt, deren Kategorien in FM-Systemen oft zur Flächenbewertung genutzt werden.

• Nicht zuletzt geben Richtlinien von Branchenverbänden wertvolle Orientierung. Die GEFMA (Deutsche Gesellschaft für FM) hat z.B. mit GEFMA 198 einen CAFM-Datenkatalog vorgelegt, der definiert, welche Datenstrukturen ein CAFM-System abdecken sollte – was indirekt auch Anforderungen an die CAD-Daten stellt, um diese Felder zu füllen. GEFMA 190 adressiert das Thema Betreiberverantwortung und unterstreicht die Bedeutung von Dokumentation. AMEV (Arbeitskreis Maschinen- und Elektrotechnik des öffentlichen Bauwesens) gibt regelmäßig Leitfäden heraus, etwa zur digitalen Übergabe von Anlagendokumentationen an öffentliche Bauherren, die Anforderungen an Dateiformate und Inhalte (u.a. CAD-Pläne) beschreiben. Führungskräfte sollten die für ihren Sektor relevanten Regelwerke kennen und in ihre Datenmanagement-Strategie einbeziehen. Insgesamt ist erkennbar, dass der Trend zu Standardisierung und Regulierung im FM-Datenmanagement zunimmt – sei es getrieben durch BIM-Normen, durch gesetzliche Vorschriften oder durch Wirtschaftlichkeitsüberlegungen. Ein konformes CAD-Datenmanagement stellt somit nicht nur einen Wettbewerbsvorteil dar, sondern wird mehr und mehr zur Pflichtübung, um Compliance und Effizienz im Gebäudebetrieb sicherzustellen.

• Standards und Richtlinien etablieren: Legen Sie unternehmensspezifische CAD-/BIM-Richtlinien fest, die den Umgang mit Gebäudedaten regeln. Dazu gehören Vorgaben für Layerstrukturen, Dateiformate, Benennung von Objekten und Plänen, Farbcodes, aber auch für die Attributierung von TGA-Anlagen (z.B. welche technischen Kenndaten müssen erfasst werden). Orientieren Sie sich dabei an bestehenden Normen (IFC, DIN 276, DIN 277 etc.) und Richtlinien wie VDI 6026, sodass Ihre internen Standards kompatibel zum Marktstandard sind. Schulen Sie Planer und FM-Mitarbeiter regelmäßig in diesen Richtlinien und verankern Sie sie vertraglich bei externen Dienstleistern, sodass einheitliche Qualität garantiert ist.

• Verantwortlichkeiten klar definieren: Benennen Sie explizit, wer für die Pflege der CAD-Daten verantwortlich ist. Optimal ist die Einrichtung einer Rolle wie z.B. CAD-Koordinator oder Datenmanager FM, die als zentrale Stelle Änderungen entgegennimmt und einpflegt. Definieren Sie außerdem im Prozess, dass jeder Umbau, jede technische Änderung und jedes Bauprojekt nur abgeschlossen gilt, wenn die Revisionsunterlagen vorliegen und ins System übernommen wurden. Diese „Dateneigentümer“ sollten über ausreichende Befugnisse verfügen, um von Projektteams die Lieferung von CAD-Daten einzufordern, und an die Geschäftsführung berichten, um die strategische Bedeutung zu unterstreichen.

• Klare Prozesse für Aktualisierung und Versionierung: Implementieren Sie einen standardisierten Workflow zur Planaktualisierung. Beispielsweise: (a) Meldung einer Änderung (Umbau, Austausch einer Anlage) an den CAD-Koordinator, (b) Aktualisierung der Zeichnung/BIM-Datei innerhalb einer definierten Frist, (c) Prüfen der Änderung durch eine zweite Person, (d) Freigabe und Verteilung der neuen Version an alle Nutzer. Nutzen Sie ein Versionierungssystem, um Änderungen nachvollziehbar zu machen – etwa durch Vergabe von Revisionsindices und Führen eines Planverzeichnisses mit Bearbeitungsvermerken. Digitale Tools wie EDM/PDM-Systeme (Electronic Document Management/Product Data Management) oder die CDE aus dem BIM-Prozess können hierfür dienen. Wichtig ist auch, ältere Planstände nicht einfach zu überschreiben, sondern zu archivieren, um im Bedarfsfall historische Zustände rekonstruieren zu können.

• Datenintegration und Schnittstellen sicherstellen: Wählen Sie Ihr CAFM-System so, dass es gängige CAD- und BIM-Formate unterstützt (z.B. DWG, DXF, IFC). Richten Sie regelmäßige Schnittstellen bzw. Importe ein, damit neue oder geänderte Planungsdaten zeitnah ins CAFM gelangen. Das kann durch automatisierte Importe aus der BIM-CDE oder durch definierte Austauschformate geschehen. Achten Sie darauf, dass alle relevanten Datenfelder übernommen werden – stimmen Sie ggf. die Attribut-Mapping-Tabellen zwischen BIM und CAFM ab, damit keine Informationen verloren gehen. Ist ein 3D-BIM-Modell vorhanden, nutzen Sie Viewer oder Integrationsmodule im CAFM, um dieses Modell auch im Betrieb verfügbar zu machen (siehe Abb. 1). Orientieren Sie sich an ISO 19650 für den Aufbau dieser Datenübergabeprozesse und dokumentieren Sie die Schnittstellen klar (wer liefert was, wann, in welcher Struktur).

• Qualitätssicherung automatisieren: Führen Sie regelmäßige Datenqualitätsprüfungen durch. Setzen Sie Tools ein, die Ihre CAD-Daten auf Vollständigkeit und Normkonformität prüfen – beispielsweise Software, die checkt, ob in einem Plan alle Räume nummeriert und flächenscharf umgrenzt sind, ob Dubletten von Anlagennummern existieren oder ob verbotene Layer benutzt wurden. Solche Prüfungen sollten automatisiert vor jeder Freigabe eines neuen Planstandes laufen. Definieren Sie Metriken (KPIs) für die Datenqualität, z.B. „Anteil der Anlagen mit vollständigem Attributsatz“, und berichten Sie darüber regelmäßig im Rahmen Ihres Qualitätsmanagements. Wo möglich, integrieren Sie die CAD-Datenpflege in ein zertifiziertes QM-System (z.B. ISO 9001), um organisatorisch zu verankern, dass Datenqualität Chefsache ist.

• Bestandsdaten digitalisieren und konsolidieren: Investieren Sie in die Digitalisierung aller relevanten Alt-Unterlagen. Priorisieren Sie dabei sicherheits- und betriebskritische Dokumente (Feuerwehrpläne, Rohrnetzschemata, Schaltpläne der Stromversorgung usw.). Nutzen Sie externe Dienstleister oder interne Projekte, um Papierpläne in digitale CAD-Pläne zu überführen – via Scan und Vektorisierung oder durch Nachmodellierung in 2D/3D. Führen Sie digitale Archive ein, in denen auch zusätzliche Dokumente (wie Handbücher, Prüfprotokolle, Fotos) mit den CAD-Plänen verknüpft sind, damit ein umfassendes Informationspaket entsteht. Falls Gebäude ohne verlässliche Bestandspläne bestehen, erwägen Sie einmalige Bestandsaufnahmen (ggf. mittels Laserscanning und Aufmaß) um eine Basisdokumentation zu erstellen. Die Anfangsinvestition in die Nachdokumentation macht sich langfristig durch einen reibungsloseren Betrieb bezahlt.

• Lebenszyklusdenken verankern: Machen Sie der gesamten Organisation – von Bauprojektleitern bis zum Hausmeister – klar, dass Gebäudedatenpflege ein laufender Prozess über den gesamten Lebenszyklus ist. Fördern Sie eine Kultur, in der das FM frühzeitig in Bau- und Sanierungsprojekte eingebunden wird, um die Betriebsaspekte mitzudenken. Entwickeln Sie gemeinsam mit Planern BIM-Anwendungsfälle fürs FM (z.B. Wartungsplanung, Flächenmanagement), und schreiben Sie entsprechende Anforderungen in die Projektverträge. So stellen Sie sicher, dass am Ende die richtigen Informationen im Datenmodell vorhanden sind und vom FM genutzt werden können. Dieses ganzheitliche Denken verhindert Medienbrüche und garantiert, dass der digitale Zwilling des Gebäudes immer mit der realen Entwicklung Schritt hält.

• Kontinuierliche Verbesserung und Innovation: Etablieren Sie ein Feedback-System rund um Ihre CAD-/CAFM-Daten. Lassen Sie regelmäßige Rückmeldungen von Nutzern (z.B. Wartungstechnikern, Objektmanagern) einfließen – etwa welche Informationen in Plänen fehlen oder welche Darstellungen unklar sind. Passen Sie Ihre Datenstandards entsprechend an. Bleiben Sie auch offen für technische Innovationen: Neue Software-Tools, mobile Apps für die Gebäudedokumentation, Augmented Reality zur vor-Ort-Navigation durch Pläne oder IoT-Integrationen können mittelfristig Ihr Datenmanagement bereichern. Wichtig ist, das Fundament – konsistente und aktuelle CAD-Daten – gelegt zu haben; darauf aufbauend können solche Innovationen realen Mehrwert stiften. Planen Sie regelmäßige Audits oder externe Assessments Ihres Datenmanagements, um Optimierungspotenziale zu identifizieren und nachzuverfolgen.

Durch die Umsetzung dieser Empfehlungen schaffen FM-Entscheidungsträger ein robustes Gerüst für das CAD-Datenmanagement, das nicht nur den aktuellen Anforderungen gerecht wird, sondern auch zukunfts- und ausbaufähig ist. Jedes Gebäude ist ein Unikat, doch die Prinzipien eines guten Datenmanagements sind allgemein gültig – Standardisierung, klare Verantwortlichkeiten, Prozessdisziplin und kontinuierliche Verbesserung.