Prüfanforderungen – Technische Dokumentation für Gebäudetechnik Facility Management: TGA » Betrieb » Prüfungen
Ziel Ziel der Prüfung technischer Dokumentation ist die Sicherstellung der Vollständigkeit, Aktualität, Rechtskonformität und Nutzbarkeit für den Betrieb, die Instandhaltung und die Behördenkommunikation. Eine lückenhafte oder veraltete Dokumentation stellt ein erhebliches Betriebsrisiko dar – rechtlich, wirtschaftlich und sicherheitstechnisch.
Die regelmäßige Prüfung der technischen Dokumentation ist kein Verwaltungsakt, sondern ein wesentlicher Baustein der Betreiberverantwortung. Nur ein aktueller, strukturierter und systemisch eingebundener Dokumentationsstand ermöglicht rechtssicheres, effizientes Facility Management. Mit einer digital gestützten Prüfstrategie, unterstützt durch KPI-, SLA- und XLA-gesteuerte Prozesse, werden Sicherheit, Transparenz und Effizienz nachhaltig verbessert.
Dieses Konzept gilt für die regelmäßige und anlassbezogene Prüfung aller technischen Dokumentationen gebäudetechnischer Systeme: Pläne und Schemata (Installations-, Stromlauf-, Hydraulikpläne)
Betriebs- und Wartungsanleitungen
Prüfprotokolle und Konformitätserklärungen
Brandschutzpläne, Feuerwehrlaufkarten
Revisionsunterlagen und Umbauhistorien
Digitale Zwillinge / BIM-Modelle
Nicht delegierbare Betreiberverantwortung Prüfung der Gesamtverfügbarkeit und Lesbarkeit
Freigabe von Prozessen zur Pflege und Fortschreibung
Nachweisführung im Rahmen von Audits und Behördenprüfungen
Erfüllung der Pflicht zur Aktualisierung nach § 5 BetrSichV
Integration in Gefährdungsbeurteilungen (TRBS 1111)
Delegierbare Pflichten Technische Sichtprüfung auf Vollständigkeit, Struktur und Verständlichkeit
Aktualitätskontrolle gegen reale Anlagenzustände (Soll-Ist-Abgleich)
Durchführung eines Digitalisierungs- und Formatchecks
Berichtserstellung mit Kategorisierung von Mängeln
Pflege des Dokumentationsverzeichnisses und Änderungsverfolgung
Rechtliche Grundlagen Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) – §§ 3, 5, 10
ArbStättV, ProdSG, Landesbauordnung (LBO/MBO)
TRBS 1111, TRBS 1201 – Prüfanforderungen im Zusammenhang mit Gefährdungsbeurteilungen
VOB/B § 13 – Dokumentationspflicht bei Mängelansprüchen
Anforderungen aus Brandschutzkonzepten, Betreiberpflichten gemäß DIN VDE und VDI
Technische Normen und Standards VDI 2770 : Struktur digitaler technischer Dokumentation
DIN EN ISO 9001 : Nachweispflichten für QM-Systeme
DIN EN 82079 : Erstellung von Bedienungsanleitungen
DIN EN 61355 : Dokumentenklassifikation
VDI 3810 / DIN 31051 : Wartung und Dokumentationsanforderungen
Prüfmethodik Sichtprüfung
Struktur, Lesbarkeit, Beschriftung, Vollständigkeit
Vergleich Soll/Ist
Anlagenstand gegen Dokumentationsstand
Versionsprüfung
Revisionshistorie, Versionskontrolle, Datumslage
Schnittstellencheck
Anbindung an CAFM, BMS, BIM oder DMS-Systeme
Konformitätscheck
Formatvorgaben nach VDI 2770, Nachweisfähigkeit
Nutzungsspezifische Prüfungserfordernisse Revisionssicherheit bei Explosionsschutz, Interlocks
Nachweise für Behördengenehmigungen, Barrierefreiheit
Hygiene-Dokumentation, Küchentechnik-Wartung
Brandschutzdokumentation, Löschanlagenprüfung
Ladeinfrastruktur, Verkehrstechnik, Außenanlagenpläne
Digitalisierung und Prüfdokumentation Digitale Checklisten mit Prüfdatum, Prüfer, Maßnahmenstatus
Verknüpfung mit Wartungshistorien und Prüfplänen
Automatische Erinnerungen bei Fristüberschreitungen
Dashboards zur Übersicht über Dokumentationsstatus
Exportfähigkeit für Audits (z. B. PDF-A, VDI 2770-konform)
Key Performance Indicators (KPI) Dokumentationsvollständigkeit
≥ 98 %
monatlich
Anteil aktueller Revisionsstände
≥ 90 %
quartalsweise
Dokumentationsmängel je Nutzungseinheit
< 1
jährlich
Service Level Agreements (SLA) Bereitstellung der Prüfdokumentation
≤ 48 h
vollständig
Reaktion auf Mängelmeldung
≤ 2 AT
priorisiert
Revisionsupdate nach Umbau
≤ 15 AT
normkonform
Experience Level Agreements (XLA) Zugriff auf geprüfte Dokumente
≥ 95 % jederzeit möglich
Zufriedenheit mit Struktur und Auffindbarkeit
≥ 90 % (Nutzerfeedback)
Rückverfolgbarkeit von Änderungen
vollständig, nachvollziehbar
