Optimierungen & KVP im Gewerk „Technische Dokumentation für Gebäudetechnik (TGA)” Facility Management: TGA » Betrieb » Optimierung (KVP)
Ziel Ziel ist die systematische Verbesserung von Qualität, Verfügbarkeit und Nutzbarkeit technischer Dokumentation als integraler Bestandteil der technischen Betriebsführung. Die kontinuierliche Verbesserung trägt dazu bei, rechtliche Anforderungen effizient zu erfüllen, Betriebsrisiken zu minimieren und digitale Prozesse zu stärken.
Optimierungen und kontinuierliche Verbesserung der technischen Dokumentation sind kein Zusatz, sondern ein betrieblicher Pflichtbestandteil. Nur eine gepflegte, strukturierte und digital verwaltete Dokumentation erfüllt rechtliche Anforderungen, reduziert Reaktionszeiten und schafft Transparenz im Betrieb. Durch den gezielten Einsatz von KPI, SLA und XLA wird die Qualität messbar gesteigert – und das über alle Nutzungstypen hinweg.
Effizienz, Aktualität und rechtliche Sicherheit kontinuierlich steigern Optimierungen im Bereich der technischen Dokumentation betreffen: Strukturen, Formate und Zugriff auf Dokumente
Digitale Prozesse und Schnittstellen zu CAFM/DMS/BIM
Fehler- und Versionsmanagement
Ablage- und Indexierungslogik
Einbindung von Benutzerfeedback
Nicht delegierbare Betreiberverantwortung Sicherstellung eines dokumentierten KVP-Prozesses
Bewertung von Optimierungsvorschlägen hinsichtlich Haftungsrisiken
Sicherstellung der Ressourcenbereitstellung
Dokumentation und Freigabe von Maßnahmen
Delegierbare Pflichten Durchführung regelmäßiger Reviews zur Dokumentationsqualität
Auswertung von Nutzerfeedback (z. B. Auffindbarkeit, Vollständigkeit)
Analyse systemischer Fehler (z. B. veraltete Versionen)
Technische Umsetzung von Format- und Strukturstandards
Digitalisierung und Automatisierung von Workflows
Rechtsrahmen Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) : Anforderungen an Dokumentation und Fortschreibung
Produktsicherheitsgesetz (ProdSG) : Dokumentationspflichten
TRBS 1111 / 1201 : Gefährdungsbeurteilungen / Prüf- und Dokumentationsanforderungen
Landesbauordnungen (LBO/MBO) : Betriebssicherheits- und Nachweispflichten
VOB/B : Dokumentationspflicht als Teil des Werkvertrags
Relevante Normen & Standards VDI 2770 : Struktur digitaler technischer Dokumentation
DIN EN 82079 : Erstellung von Benutzerinformationen
VDI 3810 Blatt 2 / DIN 31051 : Instandhaltungsbegleitende Dokumentation
DIN EN ISO 9001 : Qualitätsmanagement / KVP-Prozess
DIN EN 61355 : Klassifikation technischer Dokumente
KVP-Methodik Soll-Ist-Abgleich
Aufdeckung von Struktur-, Versions- und Zuordnungsproblemen
PDCA-Zyklus
Plan-Do-Check-Act im Dokumentationsprozess
Nutzerfeedback
Identifikation von Verbesserungspotenzial aus der Praxis
Digitalisierungslücken
Analyse von Medienbrüchen und manuellen Schnittstellen
Schwachstellenanalyse
Wiederkehrende Mängel in Audits und Inspektionen
Nutzungsspezifische KVP-Potenziale Industrie
Strukturierung sicherheitsrelevanter Anleitungen, Echtzeitverfügbarkeit
Verwaltung
Barrierefreie Pläne, rechtssichere Archivierung
Betriebsgastronomie
Hygienedokumentation zentralisiert verwalten
Hochregallager
Brandschutzlaufkarten und Zonenpläne automatisiert aktualisieren
Mobility Hub
Integration technischer Unterlagen in mobile Anwendungen
Digitalisierung & Systemintegration KVP-Dashboard im CAFM/DMS zur Auswertung von Änderungsbedarfen
Automatisierte Prüfprotokolle für Vollständigkeit und Versionsstatus
E-Mail-Workflows und Eskalationsstufen bei Dokumentationsmängeln
Einbindung von Feedback-Formularen in Wartungs- und Prüftools
Nutzung von KI-gestützter Texterkennung zur strukturellen Standardisierung
9. KPI / SLA / XLA
Key Performance Indicators (KPI) Änderungsquote je Dokumentensatz
≤ 2/Jahr
laufend
Nutzerbasierte Verbesserungsvorschläge
≥ 10/Jahr
jährlich
Umsetzung geprüfter Optimierungen
≥ 90 %
quartalsweise
Reduktion von Revisionsfehlern
≥ 80 %
jährlich
Service Level Agreements (SLA) Umsetzung genehmigter Verbesserungen
≤ 15 AT
vollständig
Rückmeldung auf Feedback
≤ 5 AT
systemseitig dokumentiert
Pflege strukturierter Ablagen
kontinuierlich
gemäß VDI 2770
Experience Level Agreements (XLA) Zufriedenheit mit Navigation & Auffindbarkeit
≥ 90 %
Feedback zur Klarheit von Dokumenten
≥ 85 % positiv
Vertrauen in digitale Dokumentation
≥ 95 % bei Audit-Verantwortlichen
