Instandsetzungen im Gewerk Technische Dokumentation für Gebäudetechnik (TGA) Facility Management: TGA » Betrieb » Instandsetzungen
Ziel Ziel der Instandsetzung im Kontext der technischen Dokumentation ist die Wiederherstellung eines vollständigen, aktuellen und rechtssicheren Dokumentationsstandes nach Feststellung von Mängeln, Verlusten oder Systemabweichungen. Dies ist Grundlage für die rechtskonforme Betriebsführung, Instandhaltung und Auditierbarkeit.
Die Instandsetzung technischer Dokumentation ist ein kritisches Element im Facility Management. Ohne sie ist ein rechtssicherer, effizienter und nachhaltiger Betrieb nicht möglich. Nur durch eine strukturierte, normkonforme und digital integrierte Wiederherstellung von Dokumentationsinhalten lassen sich Betreiberpflichten umfassend erfüllen und Haftungsrisiken vermeiden.
Dokumentationsqualität und Rechtssicherheit im Gebäudebetrieb erhalten Die Instandsetzung betrifft: Verlorene oder beschädigte Pläne, Protokolle, Anleitungen
Veraltete, fehlerhafte oder widersprüchliche Unterlagen
Inkonsistenzen zwischen Anlagenrealität und Dokumentation
Fehlende Verknüpfungen in digitalen Systemen (CAFM, DMS, BIM)
Verletzungen gesetzlicher Nachweispflichten
Nicht delegierbare Betreiberverantwortung Wiederherstellung der Dokumentation gemäß BetrSichV §5, §10
Priorisierung sicherheitsrelevanter Unterlagen
Steuerung von Instandsetzungsaufträgen im Bereich Dokumentation
Haftung für unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen
Revisionsfreigabe nach Instandsetzung
Delegierbare Pflichten Analyse des Dokumentationsdefizits (Gap-Analyse)
Einholung fehlender Unterlagen von Dienstleistern/Herstellern
Neuanfertigung oder Digitalisierung von Dokumenten
Validierung und Zuordnung zu Anlagen und Gewerken
Integration in Dokumentenmanagementsysteme
Rechtsgrundlagen Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) : Anforderungen an Dokumentation
VOB/B §13 : Dokumentation als Vertragsbestandteil
Produktsicherheitsgesetz (ProdSG) : Rückverfolgbarkeit
Landesbauordnungen (LBO/MBO) : Betriebsdokumente bei Sonderbauten
TRBS 1111 / 1201 : Gefährdungsbeurteilung, Dokumentationspflicht
Technische Normen und Standards VDI 2770 : Digitale technische Dokumentation
DIN EN 82079 : Erstellung von Betriebsanleitungen
VDI 3810 Blatt 2 / DIN 31051 : Instandhaltung technischer Anlagen
DIN EN ISO 9001 : Qualitätsgesicherte Dokumentation
DIN EN 61355 : Struktur und Klassifizierung technischer Dokumente
Typische Instandsetzungsmaßnahmen Rekonstruktion
Nachzeichnung verlorener Pläne / Layouts
Digitalisierung
Scannen und Indexieren papierbasierter Dokumente
Revisionspflege
Korrektur veralteter Inhalte, Ergänzung fehlender Infos
Standardisierung
Überführung in VDI- oder CAD-konforme Formate
Systemintegration
Einbindung in CAFM, BIM, DMS-Systeme
Validierung
Gegenprüfung mit dem physischen Anlagenzustand
Nutzungsspezifische Anforderungen Betriebsanweisungen für sicherheitsrelevante Anlagen rekonstruieren
Aktualisierung von Flucht- und Rettungsplänen
Hygieneunterlagen digitalisieren und ergänzen
Feuerwehrlaufkarten und RWA-Dokumentation überprüfen
Ladeinfrastruktur- und Brandschutzdokumente konsolidieren
Digitalisierung und Prozessintegration Versionierte Speicherung der instandgesetzten Dokumente
Audit-Trail-Funktion zur Rückverfolgbarkeit
Barcode-/QR-gestützte Zuordnung zu Anlagen und Räumen
Integration in Wartungs- und Prüfmodule der CAFM-Software
Nutzerfreundliche Dashboards zur Übersicht über Dokumentationslücken
Key Performance Indicators (KPI) Wiederherstellungsquote kritischer Unterlagen
≥ 98 %
monatlich
Korrekturen nach Mängelfeststellung
≤ 10 AT
laufend
Integrationsrate in digitale Systeme
≥ 95 %
quartalsweise
Service Level Agreements (SLA) Neudokumentation sicherheitsrelevanter Inhalte
vollständig
≤ 5 AT
Digitalisierung und Indexierung
strukturiert
≤ 10 AT
Verfügbarmachung im CAFM/DMS
sofort nutzbar
≤ 2 AT nach Abschluss
Experience Level Agreements (XLA) Zufriedenheit mit Zugriff auf aktuelle Unterlagen
≥ 90 %
Verständlichkeit der korrigierten Inhalte
≥ 85 %
Vertrauen in den Dokumentationsstand
≥ 95 % (Verantwortliche)
