Inspektionen im Gewerk Technische Dokumentation für Gebäudetechnik (TGA) Facility Management: TGA » Betrieb » Inspektionen
Ziel Das Ziel der Inspektionen im Bereich der Technischen Dokumentation besteht in der sachgerechten Bewertung des Ist-Zustands der dokumentierten Daten und Unterlagen, der Erkennung von Abweichungen sowie der sicherheitsrelevanten Bewertung für einen normkonformen, effizienten und haftungssicheren Gebäudebetrieb.
Inspektionen der technischen Dokumentation sind ein zentrales Werkzeug zur Qualitätssicherung im Facility Management. Sie ermöglichen rechtskonformen, effizienten Gebäudebetrieb und bilden die Basis für sicherheitskritische Entscheidungen und Investitionen. Durch systemgestützte, strukturierte Prüfprozesse und klar definierte KPI/SLA/XLA-Werte wird die Dokumentationsqualität nachvollziehbar, steuerbar und nachhaltig verbessert.
Dokumentationsstände, Aktualität und Vollständigkeit systematisch überprüfen Die Inspektionen beziehen sich auf die vorhandene und digitale technische Dokumentation aller technischen Gewerke eines Gebäudes, wie z. B.: Elektrotechnik
HLKS-Anlagen (Heizung, Lüftung, Klima, Sanitär)
Brandschutztechnik (Sprinkler, RWA)
Gebäudeautomation / MSR
Fördertechnik, Sonderanlagen
Die Inspektion erfolgt regelmäßig, anlassbezogen (Umbauten, Betreiberwechsel) oder im Rahmen von Audits und Prüfzyklen.
Nicht delegierbare Betreiberverantwortung Sicherstellung der Vollständigkeit und Aktualität technischer Dokumentation
Bewertung der Risiken durch fehlende, fehlerhafte oder veraltete Dokumentation
Nachweisführung gegenüber Aufsichtsbehörden und Prüfstellen
Freigabe von Maßnahmen zur Dokumentenkorrektur und -ergänzung
Delegierbare Pflichten Durchführung der Inspektion der Dokumentation gemäß DIN/VDI
Erstellung eines Inspektionsberichts mit Maßnahmenempfehlung
Identifikation von Dokumentationslücken (SOLL-/IST-Vergleich)
Digitale Markierung veralteter oder nicht prüffähiger Unterlagen
Übergabe an zuständige Dokumentations- und CAFM-Verantwortliche
Rechtlicher Rahmen Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV)
VOB/B, § 13 (Dokumentationspflichten bei Bauleistungen)
Landesbauordnungen (LBO) und Sonderbauvorschriften
Produktsicherheitsgesetz (ProdSG)
TRBS 1111 / 1201 – Anforderungen an Gefährdungsbeurteilung und Prüfungen
Technische Normen und Standards VDI 2770 : Digitale technische Dokumentation
VDI 3810 Blatt 2 : Betrieb und Instandhaltung von technischen Anlagen
DIN EN 82079 : Erstellung von Betriebsanleitungen
DIN EN ISO 9001 : Dokumentationsanforderungen im Qualitätsmanagement
DIN EN 61355 : Klassifikation von Dokumenten
Inspektionsinhalte Dokumentenvollständigkeit
Sind alle geplanten Unterlagen vorhanden?
Revisionsstand
Entsprechen die Dokumente dem aktuellen Anlagenzustand?
Struktur und Auffindbarkeit
Sind die Unterlagen korrekt geordnet und digital zugänglich?
Format und Lesbarkeit
Einhaltung von Normformaten (PDF/A, CAD, BIM-kompatibel)
Integrationen
Sind Dokumente in CAFM/BIM/DMS-Systemen korrekt verknüpft?
Nutzungsspezifische Besonderheiten Dokumentation sicherheitskritischer Prozesse und Betriebsanweisungen
Barrierefreie Zugänglichkeit und Übersichtlichkeit für Behörden
Hygiene-Dokumentation, Lüftungs- und Kältetechnik-Unterlagen
Brandschutz- und Löschdokumentation, Entrauchungssysteme
Infrastrukturelle Dokumentation von Ladeeinheiten, Zutrittssystemen
Digitalisierung und Prozessintegration Einsatz von Checklistenmodulen im CAFM/DMS-System
Workflowgesteuerte Maßnahmenfreigabe bei Abweichungen
Verwendung von QR-Codes / RFID zur Inspektionshistorie
Dashboards zur Übersicht über Dokumentationsstatus
Versionierung, Archivierung und Nachverfolgbarkeit (Audit-Trail)
Key Performance Indicators (KPI) Anteil aktuell geprüfter Dokumente
≥ 95 %
quartalsweise
Anteil vollständiger Dokumentensätze
≥ 98 %
halbjährlich
Dauer zwischen Feststellung & Korrektur
≤ 15 AT
laufend
Service Level Agreements (SLA) Durchführung Inspektion
vollständig
≤ 10 AT
Korrekturfreigabe durch Betreiber
≤ 5 AT
nach Meldung
Digitale Bereitstellung der Ergebnisse
≤ 48 h
nach Abschluss
Experience Level Agreements (XLA) Übersichtlichkeit der Prüfberichte
≥ 90 % Zustimmung
Zufriedenheit der Instandhaltung
≥ 90 %
Vertrauen in Dokumentationsstatus
≥ 95 % (Verantwortliche/Betrieb)
