Ziel Das Ziel des Ersatzteilmanagements in der Technischen Dokumentation ist die strukturierte und systematisch gepflegte Bereitstellung, Verwaltung und Wiederbeschaffung aller dokumentationsrelevanten Ersatzdokumente, -informationen und -daten, die für die sichere, gesetzeskonforme und effiziente Betriebsführung unerlässlich sind.
Ein strukturiertes Ersatzteilmanagement im Bereich der technischen Dokumentation ist essenziell für einen rechtskonformen, sicheren und digitalisierten Gebäudebetrieb. Nur wenn relevante Unterlagen kurzfristig ersetzbar, digital zugänglich und auditkonform abgelegt sind, kann die Betreiberverantwortung vollumfänglich erfüllt werden. Durch eine KVP-orientierte Steuerung via KPI, SLA und XLA wird der gesamte Dokumentationsbestand nachhaltig gestärkt.
Ersatzteilmanagement umfasst hier: Wiederbeschaffung und Ablage von verlorenen technischen Unterlagen
Verwaltung normgerechter Dokumentenbausteine (z. B. Betriebsanleitungen, CE-Erklärungen)
Ersatz von nicht mehr lesbaren, veralteten oder beschädigten Dokumenten
Pflege von Backup-Versionen und Dokumentenrevisionen
Zuordnung von Ersatzdokumentation zu technischen Assets im CAFM/BIM
Betreiberverantwortung (nicht delegierbar) Sicherstellung der ständigen Verfügbarkeit sicherheitsrelevanter Unterlagen
Steuerung des gesamten Dokumentenersatzprozesses
Verantwortung für rechtskonforme Archivierung und Zugriffsschutz
Revisionsfreigabe nach Ersatzprozess
Nachweispflicht bei Behörden oder in Audits
Delegierbare Pflichten Recherche und Anforderung von Ersatzunterlagen bei Herstellern/Anlagenbauern
Digitalisierung und strukturierte Ablage
Aktualisierung des Dokumentenverzeichnisses im CAFM/DMS
Überprüfung auf Normkonformität (z. B. nach VDI 2770)
Integration von Ersatzunterlagen in Revisionsstände
Relevante Rechtsgrundlagen Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) : § 3, § 5, § 10
Produktsicherheitsgesetz (ProdSG)
TRBS 1111 / 1201 : Dokumentationspflichten im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung
Landesbauordnungen (LBO/MBO)
VOB/B §13 : Dokumentation als Bestandteil des Werkvertrags
Relevante Normen und Standards VDI 2770 : Digitale technische Dokumentation
VDI 3810 Blatt 2 : Betrieb technischer Anlagen
DIN EN ISO 9001 : Qualitätsgesicherte Dokumentation
DIN EN 82079 : Erstellung von Betriebsanleitungen
DIN EN 61355 : Dokumentenklassifikation
Ersatzteilprozesse und Maßnahmen Verlustmeldung
Protokollierte Meldung mit Anlagenbezug
Dokumentenrecherche
Hersteller-/Planerarchiv, Onlineportale, Altbestände
Digitalisierung
Einscannen, OCR-Verarbeitung, Formatierung
Validierung
Prüfung auf Inhalt, Aktualität, Normkonformität
Integration
Aufnahme in CAFM/DMS mit Revisionsvermerk
Nachdokumentation
Ergänzung technischer Anlagenhistorien
Nutzungsspezifische Anforderungen Industrie
Ersatz von sicherheitsrelevanten Anleitungen (z. B. Explosionsschutz)
Verwaltung
Wiederbeschaffung gesetzlich geforderter Prüfprotokolle
Betriebsgastronomie
Hygienerelevante Pläne und Wartungsdokumentation
Hochregallager
Ersatz von Feuerwehrplänen, Brandschutzlaufkarten
Mobility Hub
Dokumentation von Ladeinfrastruktur und Fluchtwegen
Digitalisierung & Systemintegration Ersatzteil-Register im CAFM mit Lebenszyklusverknüpfung
Automatische Versionierung und Archivierung
Cloud-Synchronisierung mit Wartungsunterlagen
Integration mit BIM-Modellen und QR-Codes für Zugriff vor Ort
Schnittstellen zu Herstellerdatenbanken und Normenservern
Key Performance Indicators (KPI) Wiederbeschaffungszeit kritischer Unterlagen
≤ 7 AT
laufend
Anteil digital archivierter Ersatzdokumente
≥ 98 %
monatlich
Nachverfolgbarkeit von Ersatzfällen
100 %
kontinuierlich
Service Level Agreements (SLA) Bereitstellung fehlender sicherheitsrelevanter Unterlagen
vollständig
≤ 5 AT
Digitalisierung von Papierdokumenten
normkonform
≤ 10 AT
Integration in CAFM
dokumentiert, zugriffsbereit
≤ 2 AT
Experience Level Agreements (XLA) Zufriedenheit mit Verfügbarkeit von Dokumentenersatz
≥ 90 %
Übersichtlichkeit in Systemen (DMS, CAFM)
≥ 85 % positiv
Vertrauen in Ersatzdokumentation bei Audits
≥ 95 % bei Facility-Verantwortlichen
