Zum Inhalt springen
FM-Connect Chat

Hallo! Ich bin Ihr FM-Connect Chat-Assistent. Wie kann ich Ihnen helfen?

FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

TGA-Dokumentation: Erstellung eines Betriebskonzepts für einen neuen Standort

Facility Management: TGA » Betreiber » Erstellung eines Betriebskonzepts für einen neuen Standort

Technische Dokumentation frühzeitig strukturieren und integrieren

Technische Dokumentation frühzeitig strukturieren und integrieren

Die Technische Gebäudeausrüstung (TGA) ist das Rückgrat jedes funktionierenden Gebäudes – ihre Dokumentation ist die Grundlage für rechtssicheren, wirtschaftlichen und digitalen Betrieb. Mit der Inbetriebnahme eines neuen Standorts muss sichergestellt sein, dass alle TGA-Anlagen vollständig, strukturiert, prüfbar und übergabefähig dokumentiert sind – und dass diese Dokumentation im Betrieb nutzbar, gepflegt und systematisch organisiert wird. Ein Betriebskonzept zur TGA-Dokumentation schafft dafür die notwendige Struktur, Klarheit und Nachhaltigkeit. Ein Betriebskonzept zur TGA-Dokumentation ist kein „Nice-to-have“, sondern ein zentrales Steuerungsinstrument für Betreiberverantwortung, Wartung, Instandhaltung und Digitalisierung. Es definiert Aufbau, Ablage, Zuständigkeiten, Prozesse, Formate und Nutzung der Dokumentation – und sorgt für Rechtssicherheit, Transparenz und Effizienz im technischen Gebäudebetrieb.

Ein Betriebskonzept für die TGA-Dokumentation sorgt dafür, dass alles vorhanden, auffindbar, nutzbar und gepflegt ist. Es schafft Transparenz, Sicherheit und Effizienz – und ist unverzichtbar für rechtskonforme Betreiberverantwortung, Wirtschaftlichkeit und Digitalisierung.

Grundlage für einen sicheren und nachvollziehbaren Gebäudebetrieb schaffen

Ziele des Betriebskonzepts zur TGA-Dokumentation

  • Sicherstellung der Betriebsbereitschaft und Betreiberverantwortung

  • Definition von Zuständigkeiten, Ablagestrukturen und Datenformaten

  • Vorbereitung der digitalen Integration in CAFM, GLT, Helpdesk und Prüfplanung

  • Revisionssichere und versionsgeführte Ablage für Audits, Behörden und Versicherer

  • Grundlage für Schulung, Übergabe und kontinuierliche Pflege

Inhaltliche Bestandteile des Betriebskonzepts - Geltungsbereich & Systemübersicht

  • Beschreibung des Standorts, der Anlagenstruktur und Gewerke (HLS, ELT, GA, Sicherheitstechnik etc.)

  • Abgrenzung der dokumentationspflichtigen Systeme

  • Festlegung des Dokumentationsumfangs je Anlagengruppe

Rollen & Zuständigkeiten

  • Betreiberverantwortliche gemäß BetrSichV / PrüfVO

  • Dokumentationsverantwortliche im FM, ggf. IT / CAFM-Verwaltung

  • Einbindung von Dienstleistern (z. B. für Wartung, GLT, Prüfungen)

  • Klar definierte Vertretungsregelung

Struktur & Format der Dokumentation

Element

Beschreibung

Ablagestruktur

z. B. nach Gebäude, Anlagengruppe, Gewerk, Raum

Dateiformate

PDF/A, DWG, Excel, IFC, XML (je nach Systemintegration)

Bezeichnungssystematik

z. B. nach AMEV, DIN 277, kundenspezifisch

Versionierung

mit Änderungsprotokoll, Gültigkeitskennzeichnung

Übergabeprozess & Checklisten

  • Welche Unterlagen sind wann, in welcher Qualität zu liefern?

  • Wer prüft sie? Wer gibt sie frei?

  • Welche Inhalte sind prüfpflichtig (z. B. Datenpunktlisten, Schemata, Prüfberichte)?

  • Einbindung in Schlussabnahme / Inbetriebnahmekonzept

Nutzung & Pflege im Betrieb

  • Integration in CAFM / DMS / Prüfsoftware

  • Zugriffsrechte, Rollensteuerung, digitale Auffindbarkeit

  • Pflegeprozess bei Änderungen (z. B. Umbau, Austausch, Instandsetzung)

  • Archivierungspflichten und Löschkonzepte

Verknüpfung mit Betreiberprozessen

  • Wartung & Instandhaltung

  • Prüfpflichten und Fristen

  • Notfallmanagement und Gefährdungsbeurteilung

  • Reaktion bei Störungen, Audits, Versicherungsfällen

Erfolgsfaktoren für ein tragfähiges Betriebskonzept

  • Frühzeitige Einbindung aller dokumentationsrelevanten Gewerke und Fachbereiche

  • Digital gedachte Struktur – kein Papierarchiv mit PDF-Sammlung

  • Einheitlicher Ordnungsrahmen über alle Gewerke hinweg

  • Standardisierte Übergabeprozesse mit Freigabevermerk, Checklisten und Rückmeldungsschleifen

  • Schulung und Onboarding der Nutzer:innen und Pflegenden der Dokumentation

Typische Risiken bei fehlendem Betriebskonzept

Risiko

Auswirkung

Unklare Ablagestruktur

Anlagenunterlagen nicht auffindbar im Betrieb

Keine digitale Integration

Keine CAFM-Nutzung, keine Prüfplanung möglich

Kein Freigabeprozess

Veraltete oder unvollständige Dokumente im Umlauf

Kein Änderungsmanagement

Fehlende Nachweise bei Umbauten / Brandschutzprüfungen

Medienbrüche

Aufwendige Nachbearbeitung, ineffiziente Betriebsführung

Beispielhafte Gliederung eines Betriebskonzepts TGA-Dokumentation

  • Einleitung & Zielsetzung

  • Systemübersicht & Geltungsbereich

  • Struktur und Formate

  • Rollen & Verantwortlichkeiten

  • Übergabeprozesse & Freigabeverfahren

  • Nutzung & Zugriff im Betrieb

  • Pflegeprozesse und Änderungsmanagement

  • Schnittstellen zu CAFM, DMS, GLT, Prüfmanagement

  • Schulung & Kommunikation

  • Anlagen: Checklisten, Formulare, Beispielstruktur, Ablagekonzept